Аудит бизнес-процессов – цели, виды, сроки проведения

Бизнес-процессы в компании представляют собой цепь последовательно производимых действий всех сотрудников, которые показывают связь между ними на всех этапах деятельности организации. В случае, если прослеживается снижение финансовых показателей деятельности компании необходимо выявить причины, которые кроются в нарушении организационных процессов.

Внутренний аудит бизнес-процессов представляет собой проведение анализа всех видов деятельности (производственной, социальной и коммерческой) организации.

Его целью является определение эффективности работы основных подразделений компании и способов передачи информации. Как правило, проводить аудит следует после введения в процесс деятельности новой системы документирования и инструкций. К примеру, при внедрении нового программного обеспечения.

Содержание статьи:

Общие сведения

В данном случае осуществлять аудит лучше по истечении некоторого времени, которое покажет, как проявили себя инновационные мероприятия в реальной жизни. Насколько глубоко проводить проверку зависит от типа произошедших изменений и значимости этой процедуры для компании.

С периодичностью один раз в год проводится плановая проверка (аудит), в соответствии с утвержденным графиком. Иногда, по требованию вышестоящей организации либо менеджера, который отвечает за определенный бизнес-процесс, проводится внеплановый аудит.

Как правило, такого рода проверка может стать актуальной в случае:

— масштабного сбоя,

— поступления жалоб (внутренних и внешних) от партнеров и клиентов,

— инновационных предложений по повышению качества производственного процесса.

Бизнес-процессы можно условно разделить на две категории: основные и вспомогательные.

К основным относятся процессы, осуществление которых дает компании возможность зарабатывать денежные средства и решать конкретные задачи:

- поступления жалоб (внутренних и внешних) от партнеров и клиентов,— производство продукции (предоставление определенных услуг),

— маркетинг и реализация товаров,

— логистика и осуществление доставки,

— взаимосвязь с поставщиками и посредниками,

— ведение налогового учета,

— поддержка заказчиков.

Вспомогательными являются функции, обеспечивающие исполнение основных процессов. Это внутренние действия, например, ведение бухгалтерского учета, управление персоналом, осуществление мероприятий по обеспечению безопасности самой компании.

Надо сказать, что каждое предприятие имеет свой перечень бизнес-процессов, с учетом его масштабов и рода деятельности.

К главным элементам каждого бизнес-процесса относятся:

— входящая информация,

— ресурсы (техника, персонал, оборудование, ПО, инфраструктура),

— параметры (требования покупателей, законодательство, стандарты),

— исходящие данные (продукция, нужная информация),

— документация (заказы, заявки, платежные документы, счета, квитанции, акты),

Измерение показателей (аудит, аналитика, мониторинг).

Помимо этого, за каждым процессом должно быть назначено лицо, отвечающее за конечный результат.

Подробности

Рассмотрим примеры бизнес-процессов двух видов.

Пример № 1

Первым примером будет компания, деятельность которой построена на продаже франшиз. Ее работу можно разделить на несколько бизнес-процессов, каждый из которых делится на операции:

— Квалификация. Цель: работа с заявкой. На этом этапе нужно создать воронку и определить рентабельность маркетинга. Работник анализирует полученную заявку и определяет к какому статусу ее отнести («квалифицирована» или «отказ»). Квалифицированные заявки автоматически переходят в бизнес-процесс-2.

Бизнес-процессы можно условно разделить на две категории: основные и вспомогательные.— Продажа. Цель: организовать презентацию, отработать вопрос с возражениями, получить взнос и направить проект куратору. Для того, чтобы поднять прибыльность работы, нужно использовать систему мотивации работников, а также разработать план и просчитать ожидаемые продажи. Сделка после перехода куратору перемещается в бизнес-процесс 3.

— Запуск. Цель: выбор конкретного куратора, начало деятельности и формирование отчета. Данный бизнес-процесс предусматривает поэтапный запуск франшизы. При этом добавляются новые действия: формирование документации, уведомления заказчиков, включение в работу новых работников и контрагентов.

— Роялти (взнос). Цель: своевременно получить взнос. После совершения запуска образуется новый бизнес-процесс и определяется время следующего платежа. Кроме этого, создается план действий по поддержке франчайзи.

Вторым примером будет агентство по рекламе, специализирующееся на выпуске полиграфической продукции, организации наружной рекламы и выпуску атрибутов для гостиниц. Здесь присутствует 3 основных процесса:

— Поиск. Цель: найти покупателя, установить с ним взаимосвязь, выяснить размеры планируемой сделки в денежном эквиваленте либо выяснить причину отказа.

— Продажа. Сначала направляется коммерческое предложение, после выдвигается счет. При этом, нужно указать форму оплаты (предоплата, постоплата либо на основании гарантийного письма). После этого заказ переходит в производство. Последующей целью станет совершение повторных продаж.

— Производство. При получении заказа руководитель производства должен подтвердить дедлайн и приступить к совершению технологических операций (подготовка к печати, печать, послепечатная обработка продукции). Если заказчик доволен результатом, то проект возвращается на продажу (бизнес-процесс 2), если нет – по к первому процессу с целью доработки.

Организация проведения аудита включает в себя:

  1. Указание о проведении. Этот документ должен быть утвержден вышестоящим руководством с указанием: причины проверки (плановая либо внеплановая), задач, привлекаемых к аудиту объектах, членах комиссии. Сразу же определяется руководитель аудита и указываются сроки проведения и утверждения программы;
  2. Рабочую документацию аудиторов. Она включает в себя всю информацию, которую проверяющие формируют в процессе аудита, а также отработанные анкеты, тесты, итоги опросов и т.д.
    1. Нормативные документы, хранящиеся в компании, должны соответствовать требованиям и содержать:
    • дату и место проведения, сведения о проверяющем (ФИО),
    • источники информации и методы их получения (тестирование, наблюдение и т.д.),
    • описание объектов, привлеченных для проверки,
    • итоги ранее совершенных аудитов.

Оформление рабочих документов может производиться как в установленной форме, так и в произвольной.

  1. План аудита. Он состоит из нескольких разделов: сбор сведений и их обобщение, проведение углубленного анализа, выводы, предложение рекомендаций, формирование отчета и презентация итогов. В начале проверки определяется цель аудита, описание проверяемых бизнес-процессов, основные этапы и проводимые мероприятия. Для каждого БП (бизнес-процесса) нужно выделить основные задачи, способы сбора данных, их анализ, сроки исполнения, ответственных лиц за результат.
  2. Отчет. Этот документ содержит сведения об итогах работы (общие выводы), а также выводы о деятельности организации (сведения об использованных ресурсах и результатах).
  3. Аудиторское заключение. Содержит выводы и предложения по оптимизации БП.

В зависимости от структуры предприятия, штата работников и рода деятельности зависит, кто будет проводить аудит:

  1. Должностное лицо, которое утверждает аудит и его инициатор (обычно, кто-либо из руководящего состава компании).
  2. Аудиторская комиссия. Основным требованием к участникам является наличие высшего образования и определенный стаж работы.
  3. Руководитель аудита. Как правило, его выбирают из работников подразделений, которые не имеют прямого подчинения руководителю предприятия и не являются участниками основного процесса. Это может быть служба развития либо безопасности), редко привлекают экспертов со стороны.
  4. Аудируемые сотрудники. Обычно это любые сотрудники, которые имеют необходимые для аудита сведения.

Пример № 2

Проведение аудита осуществляется в соответствии с определенными требованиями. Изучаются основные циклы производственной деятельности компании – производство, реализация, снабжение, вложение денежных средств и управление.

Началом проверки считается сбор основных сведений о работе предприятия, его структуре и характеру деятельности. Источником данной информации являются документы компании (план развития, инструкции должностных лиц, кодексы и т.д.). Вся эта информация будет указана в отчете.

На следующем этапе деятельность компании фиксируется с применением схем работы, показывающих организационную структуру предприятия, взаимосвязь между работниками конкретного отдела и различных подразделений. Все это оформляется документально (возможна организация видео либо аудиозаписи).

Задачей следующего этапа является систематизация данных о предприятии и его деятельности в форме графика. Сначала формируется модель, отражающая связь между подразделениями, перемещение сведений, ресурсов и документации между главными участниками. Данная модель согласовывается с ведущими специалистами компании. На данном этапе, также, составляется схема документооборота, с присвоением каждому документу своего регистрационного номера.

После изучения всей информации, комиссия предлагает решения по улучшению эффективности процессов, при этом рассматриваются вопросы:

— какие отрицательные моменты выявлены,

— есть ли необходимость в обновлении документов,

— сколько потребуется времени для получения эффективных результатов.

После этого формируется отчет и пишется заключение.

Итоги

Итак, аудит дает возможность руководителю предприятия увидеть проблемы и слабые стороны в работе. Самым сложным считается начало бизнеса, когда нет возможности сравнения показателей. Многие начинающие компании обращаются к независимым экспертам для проведения аудита, которые могут выявить предполагаемые риски на ранних этапах.

Виталий Белов/ автор статьи
Меня зову Виталий Белов и я автор этого сайта, мне 40 лет и я профессионально занимаюсь бизнесом более 15 лет. На моем счету много направлений, в которых я смог попробовать себя. В самом начале пути я открыл свое ИП по ремонту компьютерной техники, а после и свой магазин по продаже ноутбуков, ПК и комплектующих, сейчас это инвестиции в стартапы. Запустил сайт и делюсь опытом с читателями, если вам было полезно или есть опыт, жду ваших комментариев! Желаю вам прибыльного бизнеса!
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Все о бизнесе и сервисах для предпринимателей
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: