Как грамотно составить текст подписи в электронных письмах

В современном мире люди отказываются от бумажных носителей информации. Чаще применяется электронный документооборот: ведется электронная переписка, подписываются электронные документы.

В сети, как и при любом другом общении сложились определенные правила этикета, гласящие о том, что, оканчивая сообщение необходимо поставить свою подпись. При этом ее отсутствие свидетельствует о проявлении неуважения к вашему собеседнику.

Переписка может быть двух видов: личная и деловая. Рассмотрим по отдельности нюансы и особенности в составлении подписи для каждой из них.

Нюансы и особенности

Личная переписка

Подпись в личной переписке не является обязательной, однако, ее наличие сделает письмо более интересным.

Помимо стандартного ФИО автора письма (отчество указывать не обязательно), в подпись можно поместить интересную фразу, афоризм или понравившуюся цитату – это подчеркнет вашу индивидуальность. Можно сказать, что подпись в личном сообщении больше похожа на постскриптум.

Деловая переписка

Известен факт, что информация, указанная в конце текста, сильнее удерживает внимание читателя нежели та, что расположена в его середине. Основываясь на этом, во многих крупных организациях разрабатывают единый образец подписи к электронным письмам, который становится частью её корпоративной культуры. Грамотно разработанный дизайн «автографа» не только создает положительный имидж компании, но и отражает насколько автор письма уделяет внимание тонкостям и деталям.

Подробности

Благодарим за внимание

При официальном общении подпись должна соответствовать стилю переписки и назначению коммуникации. Если ведется переписка с зарубежными организациями на иностранном языке, также следует применять фразы-клише, подходящие в каждом конкретном случае. Чем оригинальнее составлена подпись, тем больше внимания она на себя обратит. Старайтесь избегать стандартных фраз типа «Благодарим за внимание», «С Уважением» и т.д.

Приятнее будет прочесть например:

— с наилучшими пожеланиями,

— хорошего вечера,

— удачного дня,

— всего доброго,

— заранее благодарим за содействие и т.д.

Что же должна содержать подпись:

Информацию об авторе

- заранее благодарим за содействие и т.д.— ФИО — стоит ли указывать отчество автора каждый решает сам. Однако, если речь идет о сотрудниках крупных организаций или государственных учреждений – то отражение этих данных будет скорее всего обязательным.

— должность – если должность очень длинная, ее можно сократить, используя аббревиатуры, сделав более компактной.

Сведения об организации

— название компании, которую автор представляет, ее логотип или рекламный слоган,

— контактную информацию (адрес местонахождения, веб-сайт, номер телефона и факса),

— предлагаемые услуги, информацию о возможных акциях.

При этом, важно не перегружать подпись информацией, чтобы основная тема письма не была потеряна, а само сообщение не выглядело рекламным.

В электронной почте можно настроить шаблон подписи, который при написании письма будет появляться автоматически.

Разберемся как это делать в наиболее популярных почтовых программах:

- с наилучшими пожеланиями,— Microsoft Outlook. Настройка подписи осуществляется во вкладке «Файл»: «Настройки – Почта – Подписи». Программа предусматривает возможность создания нескольких шаблонов, каждому из которых можно присвоить свое имя. Нажатием кнопки «Редактировать» можно вносить изменения в текст подписи, корректируя шрифт, цвет, размер либо саму надпись.

— Gmail. В этой программе раздел «Подпись» можно найти, кликнув по имени электронного ящика и выбрав «Настройки». Далее нужно просто внести информацию, которая будет отражаться в подписи, в диалоговом окне. Стоит отметить, что, используя графический редактор, возможно добавить картинку, ссылку и т.д.

— Mail.ru. В меню «Настройки» нужно выбрать «Имя отправителя и подпись». Эта программа предусматривает создание трех вариантов шаблонов с ограничением в 255 символов.

— «Яндекс.Почта». Открыв «Меню», в пункте «Настроить» выбрать «Информация об отравителе». В появившемся окошке нужно набрать текст подписи и отметить его расположение в письме.

На первый взгляд, содержание подписи незначительно, однако, грамотное ее составление произведет на читателя благоприятное, позитивное впечатление об авторе.

Образцы

Ниже, в качестве образца, приведем несколько примеров подписей.

  1. С надеждой на будущее взаимовыгодное сотрудничество,

Иванов Сергей Петрович,

Заместитель старшего начальника Отдела обслуживания оптовых клиентов Южного филиала ООО «Компьютерная техника».

Тел. 8(ХХХ)ХХХ-ХХ-ХХ доб. ХХ-ХХ

E-mail: —

Skype: —

Адрес: 000000, г. Ростов-на-Дону, ул. Новороссийская, д. 28

  1. С наилучшими пожеланиями,

Бизнес-консультант Иванова Светлана.

Приглашаю Вас на бесплатный мастер-класс «Управление финансовыми потоками» 13 августа 2019 г. В 12-00 (ссылка).

Мои электронные книги: «Всегда полный кошелек» (ссылка)

«Прибыльный бизнес» (ссылка)

«Финансовая стабильность» (ссылка).

Виталий Белов/ автор статьи
Меня зову Виталий Белов и я автор этого сайта, мне 40 лет и я профессионально занимаюсь бизнесом более 15 лет. На моем счету много направлений, в которых я смог попробовать себя. В самом начале пути я открыл свое ИП по ремонту компьютерной техники, а после и свой магазин по продаже ноутбуков, ПК и комплектующих, сейчас это инвестиции в стартапы. Запустил сайт и делюсь опытом с читателями, если вам было полезно или есть опыт, жду ваших комментариев! Желаю вам прибыльного бизнеса!
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Все о бизнесе и сервисах для предпринимателей
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: