Правила оформления служебных писем

Письма являются одним из самых распространенных способом обмена информацией. В обычной жизни и на работу без них уже нельзя обойтись. Прочитав эту статью, вы узнаете, что такое служебное письмо — правила оформления.

Служебное письмо — что такое? Письмами называются довольно разные по своему содержанию документы.

Они являются средством связи между различными структурами одной организации или разными компаниями во время их взаимодействия и работы.

Общие сведения

Определения

Письма — это бумаги, которые объединены в большую группу по способу их передачи, а именно почтой. На любом предприятии их насчитывается просто огромное количество. Они делятся на входящие и исходящие. В письмах может находится совершенно разная информация, например, приветствие, пожелание, поздравление, да и вообще всё, что угодно. По ГОСТу письма оформляются на специальных бланках формата А4.

СПРАВКА! Если письмо маленькое, имеющее не больше 7 строчек текста, то можно использовать формат А5.

На любом документе должна стоять дата, и на письме в том числе. Дата на письме пишется та, когда его подписали.

Правила оформления и рекомендации по составлению

Письмо составляется согласно определенной схеме.

  1. Сначала делается введение, в котором описаны причины и мотивы написания письма, а также факты, ссылки на прошлые события, решения вышестоящих организаций.
  2. После введения идёт доказательство. Здесь излагаются обоснования того, что описано в документе.
  3. Заключение является последней частью письма. В ней излагаются выводы, выдвигаются просьбы, предложения, требования.

Может быть такой вариант, что служебное письмо включает в себя только заключение без любых объяснений. Обычно все письма являются небольшими по объему и чаще всего занимают одну страницу.

Цель служебного письма

Каждое письмо имеют свою определенную цель, какой являются побудительные мотивы. Это означает, что содержание писем должно быть коротким, понятным, четким, не должно содержать ненужную лишнюю информацию.

Существуют правила оформления документа, которые нужно соблюдать. Конкретно служебное письмо должно быть посвящено какому-то одному вопросу. Такой подход значительно упрощает дальнейшую обработку всех писем и позволяет ускорить исполнение внутри компании.

Текст служебных писем должен быть изложен в третьем лице, в единственном числе. Например, «В следующем месяце университет планирует…». Подписывать любые служебные письма имеет право руководитель компании. Если он по какой-то причине отсутствует, то его полномочия на время передаются человеку, исполняющему его обязанности.

СПРАВКА! На сегодняшний день отправлять служебные письма можно не только обыкновенной почтой, но и по факсу, телеграфу, электронной почте. Понятно, что последний вариант является самым удобным и пользующимся популярностью в наше время.

Подробности

Требования к документу

Неважно, каким способом будет отправлен документ, он должен быть правильно оформлен и составлен. Правила оформления служебных писем несложные и все должны знать, как нужно писать этот документ.

Реквизиты письма

Служебное письмо является общим названием большой группы всех деловых документов, нужные для общения организаций между собой, а также с обычными гражданами.

Они должны содержать обязательные реквизиты, такие как:

  1. — дата;
  2. — номер письма;
  3. — если служебное письмо пишется в ответ на какой-то документ, то номер и дата этого документа должны быть указаны.;
  4. — заголовок текста, который должен быть в виде одной фразы.
  5. Важно, чтобы отдельные составные части реквизитов были написаны правильно. К ним относятся:
  6. — название предприятия, организации, компании;
  7. — структурное подразделение;
  8. — должность исполнителя, а также его фамилия и инициалы;
  9. — адрес получателя.

Образец написания можно найти в интернете.

ВАЖНО! Если письмо будет отправляться нескольким адресатам, то первым указывается адрес основного получателя, а потом остальных.

Классификация служебных писем

Классифицировать все служебные письма можно по разнообразным признакам. Они могут быть связаны с их содержанием, назначением, значимостью, статусом адресата, срочностью.

Все деловые письма подразделяются на следующие виды:

  1. Сопроводительное письмо.
  2. Письмо-запрос.
  3. Информационное письмо.
  4. Рекламное письмо.
  5. Гарантийное письмо.
  6. Претензионное письмо.
  7. Арбитражное письмо.
  8. Письмо-напоминание.
  9. Письмо-подтверждение.
  10. Письмо-просьба.
  11. Письмо-извещение.

Данная квалификация относится к самым универсальным. Ниже рассмотрим некоторые из этих видов немного подробнее.

Сопроводительные служебные письма

Предназначение сопроводительного письма в том, что с помощью этого документа получателя информируют о том, что к нему отправлены какие-то документы. Также в нем может быть что-то уточнено или разъяснено. Данное письмо не включает в себя адресную часть. Чаще всего сопроводительное письмо начинается со слов: «Сообщаем Вам…» или что-то подобное. Также там можно иметься и другая информация по поводу производственной или управленческой ситуации. К примеру, «В соответствии с договорённостям…». Такое письмо может содержать в своем тексте просьбы или пояснения по поводу тех документов, которые приложены к сопроводительном у письму.

СПРАВКА! Такое письмо должно быть оформлено на бланке. На нем обязательно должны быть реквизиты, а также отметка об имеющихся приложениях.

Письмо-приглашение

Требования к документуЭтот документ предназначен для того, чтобы пригласить адресата участвовать в каком-то мероприятии. Такое письмо может отправлять как конкретному человеку, так и компании.

Такие письма чаще всего начинаются со фраз «Приглашаем Вас на …» или что-то подобное. В приглашении должна указываться суть будущего мероприятия и указываться его дата и время проведения.

Служебное информационное письмо

Такое письмо является, пожалуй, самым распространенным. Их сутью является предоставление какой-то информации официального характера. В основном информационные письма очень похожи друг на друга и из рассылка осуществляется управленческими структурами в подведомственные организации. Информационные письма могут содержать отдельные законодательные положения, рекомендации и предложения. У этого вида писем могут дать приложения. Обычно такой документ занимает несколько страниц. Эти письма должны быть подписаны руководителем организации.

Рекламное письмо

По сути этот вид письма тоже является информационным, но он должен быть адресован конкретному человеку или компании. Оно содержит подробную информацию, описывающую товар или услугу. Цель этих писем предельно ясна и заключается в побуждении адресата купить рекламируемое.

Гарантийное письмо

Данный документ включает в себя обязательства или их подтверждение. Он должен быть адресован конкретному человеку или организации. Такие письма могут быть гарантом оплаты товаров, или аренды, или услуг, или сроков проведения работ. Гарантийное письмо должно быть подписано двумя лицами — директором и главным бухгалтером. Кроме того, оно должно быть завершено печатью.

Претензионное письмо

Этот тип письма ещё называется рекламационным. В нем в основном находится информация о несоответствиях. К примеру, товар не соответствует описанию, предоставленному в договоре. Такой документ имеет цель возместить убытки, которые имеют место быть при нарушениях норм, прописанных в договоре.

Рекламации в обязательном порядке должны быть оформлены письменно. У этого типа писем нет единой формы, однако есть обязательные к соблюдению элементы.

  1. Претензия должна содержать полный адрес компании, куда она направляется.
  2. В ней должны быть указаны основания, то есть ссылка на договор или гарантию.
  3. Перечислены конкретные требования, то есть что вы хотите получить (возврат денег или товара, или оценка).

СПРАВКА! Претензионное письмо отправляется адресату заказным письмом или письмом с уведомлением. Также к такому письму прикладываю все документы, которые свидетельствуют о правоте отправителя.

Письмо-запрос

Этот тип документа направляется адресату для получения официальной информации. Текст документа должен содержать четкое и конкретное обоснование необходимости получения данных. Это могут быть нормативные акты, ссылки на законы. Эти письма должны быть подписаны официально уполномоченным должностным лицом.

На письмо-запрос всегда должен быть отправлен письмо-ответ.

Письмо-напоминание

Этот вид писем применяется тогда, когда компания не выполняет свои функции, а только выступает посредником. Чаще всего такое письмо состоит из нескольких частей. В первой части идут ссылки на документ, в котором написаны обязательства. Вторая часть содержит просьбу выполнить какие-то действия.

Письмо-извещение

Этот документ дает информацию о событиях, мероприятиях. Такие письма рассылаются сразу многим компаниям или конкретным людям для того, чтобы они приняли участие в этом мероприятии. В таких письмах может содержаться информация не только о самом мероприятии, его дате и месте проведения, но и призыв к участию. Также такие письма могут содержать приложения, к примеру, анкету участника, а также программу мероприятия. В таких письмах адресат обычно не указывается, так как оно отправляется целому списку людей. Подпись на письме должна быть того человека, который ответственен за проведение мероприятия.

Заключение

В статье были описаны самые распространенные типы служебных писем, а также некоторые правила их написания. Как стало понятно из статьи, в написании служебных писем нет ничего сложного. Теперь вы с легкостью сможете написать любое служебное письмо, сделав это правильно.

8b357a47521bd91c
Виталий Белов/ автор статьи
Меня зову Виталий Белов и я автор этого сайта, мне 40 лет и я профессионально занимаюсь бизнесом более 15 лет. На моем счету много направлений, в которых я смог попробовать себя. В самом начале пути я открыл свое ИП по ремонту компьютерной техники, а после и свой магазин по продаже ноутбуков, ПК и комплектующих, сейчас это инвестиции в стартапы. Запустил сайт и делюсь опытом с читателями, если вам было полезно или есть опыт, жду ваших комментариев! Желаю вам прибыльного бизнеса!
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Все о бизнесе и сервисах для предпринимателей
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: