В процессе работы любого предприятия возникает очень много деловых бумаг.
Документы по личному составу среди всего этого многообразия выделяются в отдельный комплекс.
Прочитав эту статью, вы узнаете все про документы по личному составу — виды, состав, особенности хранения и уничтожения, а также передачи в государственный архив.
Содержание статьи:
Общие сведения
Взаимоотношения с сотрудниками
Хорошая организация документооборота на предприятии является залогом его успешной деятельности. По этой причине деловые бумаги должны всегда находится в порядке, то есть их нужно правильно оформлять и хранить.
Нужно знать, что рабочие отношения сотрудников с работодателем находятся под сводами Трудового кодекса РФ. Основываясь на этом документе, происходит прием, перевод и увольнение сотрудников в установленном там порядке. Документами по личному составу называются все бумаги, которые обозначают ступени работы сотрудников.
Эти бумаги предназначены для того, чтобы правильно оформить и закрепить трудовые отношения между работниками и работодателем. Кадровая документация является одной из самых важных сторон работы кадровой службы любого предприятия. Руководитель должен контролировать правильность оформления и хранения документов.
СПРАВКА! Почти все документы предусмотрены Трудовым кодексом и другими нормативными актами и потому являются обязательными для ведения.
Виды документов по личному составу
К таким документам относятся следующие виды:
— документы, связанные с комплектованием сотрудников предприятия;
— бумаги, которые подтверждают продвижение сотрудников по службе;
— документы, которые подтверждают выполнение сотрудниками трудовой дисциплины;
— бумаги, которые связаны с окончанием трудовых отношений.
Исходя из этого, становится понятно, что многие документы, регулирующие взаимоотношения сотрудников с работодателем, являются кадровыми документами. Они регулируют разные вопросы, которые связаны с персоналом предприятия.
Существует два вида первичных документов по личному составу:
— по учету кадров;
— по учету рабочего времени и расчетов по оплате труда.
Такими документами могут выступать приказы, трудовые книжки, аттестаты, трудовые договоры, дипломы, карточки, личные дела, личные доверенности, свидетельства по аттестации сотрудников.
Хранение документов по личному составу
В настоящее время хранению деловых бумаг уделяется мало внимания. Согласно данным государственной архивной службы, совершающей проверки, только 20% предприятий правильно и в нормальных условиях хранит кадровые документы.
Правила по хранению документов, прописанные в законодательстве, должны соблюдаться абсолютно всеми предприятиями. Ведь правильное ведение и хранение документов связано с тем, что организации должны взаимодействовать с пенсионным фондом и другими государственными структурами. Если не соблюдать правила ведения документооборота, можно заработать штраф, а также получить другие нежелательные последствия.
Бумаги по личному составу являются доказательством трудового стажа сотрудников, а также основанием для назначения им пенсий и иных выплат. В случае любых ошибок, допущенных работодателем, которые касаются занижения дохода сотрудника, он может обратиться в суд и оспорить данный факт.
Помимо этого, необходимо понимание того факта, что только на основании хранящихся документов по личному составу, можно восстановить какие-либо исторические данные. Именно для кадровых документов законодательством установлены наиболее продолжительные сроки хранения. Понятно, что эти бумаги нельзя терять, а также они должны находиться в надлежащих условиях.
ВАЖНО! Руководитель совместно с начальником отдела кадров каждой организации должны приложить все усилия для обеспечения условий сохранности бумаг (как текущего, так и архивного).
Главные требования хранения документов:
— для текущего хранения бумаг необходимо отдельное помещение;
— каждый шкаф или ящик с документами должен закрываться на ключ;
— доступ к деловым бумагам должен быть ограничен;
— для архивного хранения необходимо отдельное помещение, доступ к которому будет ограничен и контролироваться.
Сроки хранения документов по личному составу
Кадровые документы хранятся дольше всех остальных деловых бумаг. Документами, имеющими длительный срок хранения, являются:
— списки сотрудников;
— распоряжения, приказы и другие распорядительные документы;
— списки рабочих, уходящих на льготную пенсию;
— лицевые счета работников;
— карточки учета сотрудников;
— личные дела;
— табели и наряды;
— трудовые соглашения и договоры;
— протоколы заседаний и так далее.
Все перечисленные выше документы и некоторые другие должны храниться в течение 75 лет.
Немного меньше хранятся следующие документы, являющиеся исключением:
— акты о произошедших несчастных случаях на производстве должны храниться 45 лет;
— тарификационная ведомость должна храниться 25 лет;
— протоколы по выплате надбавок за выслугу лет должны храниться 15 лет.
Подготовка бумаг
Архивные документы нужно хранить на предприятии в отдельном помещении, куда нет доступа для посторонних лиц. В архив дела передаются только полностью подготовленными для дальнейшего хранения. Здесь нужно знать, что подготовка документов начинается еще во время их создания.
ВАЖНО! Организация хранения документов по личному составу должна соблюдаться отделом кадров, который полностью за это отвечает.
Для того, чтобы этим огромным количеством бумаг было удобно пользоваться, кадровики организуют их хранение следующим образом:
- Для каждого типа документов формируются отдельные папки — для приказов, протоколов, личных дел и так далее. Папки снабжаются заголовками, которые отражают номенклатуру.
- Учетные номера даются всем делам и в папки вкладывается опись.
- Для текущего хранения обеспечивается безопасное место — в запертом шкафу или сейфе.
- Каждый лист дела подшивается и нумеруется. После этого место прошивки фиксируется печатью организации и ставится подпись (подписи) ответственных лиц.
- Каждое дело обязательно должно иметь внутреннюю опись.
- Обложка всех документов должна содержать реквизиты — названия, сроки хранения, даты.
Подробности
Формирование личного дела
Личным делом сотрудника называются все документы, в которых есть информация о нем и его трудовой деятельности. Каждый сотрудник предприятия должен иметь свое дело. Однако, на сегодняшний день кадровики заводят личные дела только на ведущих специалистов и руководителя. Это не запрещено, так как предприятия могут самостоятельно принимать решения относительно бумаг, заводимых на сотрудников. По этой причине состав бумаг личного дела в разных организациях может отличаться.
Обычно в этот список входят следующие документы:
— опись бумаг, включенных в дело;
— автобиография и резюме;
— копии бумаг об образовании сотрудника;
— анкета;
— копия характеристики;
— копия приказа о назначении на должность;
— трудовой договор;
— разного рода справки;
— копии приказов об увольнении, перемещении, назначении.
Во внутренней описи должна быть информация о порядковых номерах каждого документа, имеющегося в деле. Этот документ должен быть подписан составляющим его человеком.
Внутри личного дела должна находится анкета, в которой имеется довольно много сведений по поводу образования, биографии, семейного положения человека. Для ее правильного заполнения человек обычно пользуются трудовой книжкой, паспортом, военным билетом, дипломом сотрудника.
Документы учета личного состава
Эти бумаги ведутся кадровиком. Оперативный учет происходящих изменений и движение численности сотрудников предприятия осуществляется на основании первичных бумаг. Сюда можно отнести приказы, расчетные ведомости, карточки, штатное расписание и другие бумаги.
Во время приема на работу каждый работник получает свой табельный номер, использующийся потом во всех документах по учету личного состава и начисления заработной платы.
СПРАВКА! Если человек переходит на новую должность или увольняется, его табельный номер остается за ним и никому другому не присваивается.
Приказы по личному составу
Одними из самых важных документов кадрового дела являются приказы. Они имеют собственную нумерацию и группируются в отдельные дела. Папки внутри систематизируются в порядке хронологии.
На некоторых предприятиях приказы создаются в унифицированном виде, а в дальнейшем там заполняются только необходимые графы. Остальные приказы создаются по мере необходимости, при этом все бумаги должны подходить под определенные требования.
Хранение документов личного состава, к которым относятся и приказы, организуется в зависимости от сроков их хранения. Они подшиваются в дела, которые имеют одинаковые сроки хранения. К примеру, приказы об увольнении и приеме должны храниться 75 лет, значит их хранение нужно организовать отдельно от документов, которые регламентируют отпуск и сохраняются на протяжении 5 лет.
В случае, если организация крупная и имеет большой документооборот, можно оформлять разные виды документов в отдельные дела. К примеру, в одну папку складывать приказы по командировкам, в другую — по отпускам и так далее. Такой подход сильно облегчит дальнейшую работу с бумагами. Помимо этого, каждое дело заносится отдельно в номенклатуру предприятия. Если приказ имеет ещё и приложение, то оно тоже подшивается. А вот различные акты, заявления, докладные, являющиеся основаниями для приказов, хранятся отдельно.
СПРАВКА! На практике обычно приказы и их основания хранятся в текущем делопроизводстве вместе, а перед тем, как отправить их в архив, раскладывают по разным папкам.
Хранение приказов
Для того, чтобы понять, какие приказы сколько хранятся, нужно ознакомиться с типовым перечнем документов. Временами он пересматривается и уточняется. На сегодняшний день основания приказов должна хранится в течение пяти лет, а практически все приказы должны быть сохранены в течение 75 лет.
Помимо этого, существуют ведомственные перечни для разных сфер деятельности предприятий, по которым можно ориентироваться в сроках хранения.
Документы с длительным сроком хранения передаются в архив документов по личному составу. На них формируется опись и только после этого они передаются для длительного хранения.
СПРАВКА! Дела с истекшим сроками хранения можно уничтожить.
Уничтожение документов
Если сроки хранения архивных бумаг предприятия истек, то они могут быть уничтожены. Это можно сделать самостоятельно, а можно попросить помощи у специальных организаций, занимающихся этим. В любом из этих случаев этот процесс должен сопровождаться составлением акта об уничтожении.
При самостоятельном уничтожении документы можно сжечь при наличии безопасного места для этого. Кроме того, они могут быть уничтожены специальным аппаратом. Акт об уничтожении составляется в произвольной форме.
Если на предприятии имеется большое количество бумаг, которые необходимо уничтожить, то лучше сдать их на утилизацию. Однако, и здесь всё должно происходить с оформлением соответствующих бумаг. Оформляется акт приёма-передачи, а котором указывается количество дел и их масса. Хорошо, если сотрудник предприятия будет присутствовать при уничтожении документов. Это поможет соблюсти конфиденциальность.
Государственный архив
Каждый регион РФ имеет свой государственный архив бумаг личного состава. Его деятельность предназначена для того, чтобы обеспечить надёжное хранение документов личного состава всех организаций. Помимо этого, архив даёт ответы на запросы предприятий и граждан по вопросам, связанным с документами по личному составу. Это очень нужно и важно, потому что, если предприятие закрывается, то люди не могут получить необходимые документы, так как им некуда обратиться.
По этой причине задача сохранения всех бумаг является основной для архивов. Сегодня закрывается и ликвидируется очень много предприятий. При этих процессах они обязаны передать документы личного состава в государственный архив для хранения. В нем и остаются документы для хранения на срок 75 лет.
Перед передачей в государственный архив, все дела должны быть подготовлены по всем правилам.
ВАЖНО! Подготовка документов для передачи в архив заключается в правильном оформлении всех дел, проведении их экспертной оценки и составлении описей.
Оплата за хранение в государственном архиве
Государственные предприятия не должны оплачивать услуги архива. Негосударственные предприятия могут передавать дела для хранения только с договором.
Дела передаются в архив при том условии, что экспертно-проверочная комиссия архива утвердила и согласовала это. Прием-передача бумаг в архив ведется в присутствии ликвидируемого предприятия. Этот процесс длится довольно долго, потому что состояние документов проверяется путем их визуального осмотра. После этого составляется соответствующий акт.
Заключение
Кадровые документы относятся к особой категории бумаг, имеющихся на каждом предприятии. Они важны, поскольку актуальны на протяжении очень долгого времени. Даже после того, как пройдет много времени, бывают ситуации, когда нужно снова обратиться к этим документам. По этой причине эти документы оформляются очень тщательно и хранятся очень долго на предприятиях и в государственных архивах.
