Регулирование наличных финансовых расчетов на предприятии осуществляется на основании Порядка ведения кассовых операций в РФ (утвержден Решением Совета директоров Банка России № 40 от 1993 года). Если на предприятии сотрудники получают из кассы денежные средства, то они в обязательном порядке должны сдавать отчет. Этот документ является основанием для списания денег на расходы (административные либо операционные).
Выдача сумм под отчет на командировочные расходы осуществляется в пределах средств, предназначенных сотрудникам, убывающим в командировку, на данные цели.
Возвратившись из служебной командировки, в течение трех дней работник обязан отчитаться о полученных в кассе средствах и израсходованных.
Общие сведения
Чтобы составить авансовый отчет
…и приложить к нему первичные документы: билеты на проезд, квитанции за проживание в гостинице и др.
Авансовый отчет – бланк определенного формы, утвержденный руководителем предприятия. Оставшиеся (неиспользованные) средства нужно сдать в кассу по приходному ордеру.
В случае, если сотруднику не хватило полученных денег, перерасход компенсируется выдачей средств из кассы по расходному ордеру. Если сотрудник по какой-либо причине вообще не отчитался за использованные средства, выданную сумму бухгалтерия высчитывает из его заработной платы.
Подотчетные суммы учитываются на счете 71 бухгалтерского баланса. Дебетовое сальдо отражает сумму задолженности сотрудника предприятию. Суммы, выданные из кассы, и выплаченный перерасход отражаются по обороту. По кредиту отображаются расход денег и возврат в кассу остатка средств. Все суммы учитываются в журнале-ордере, куда записываются данные на основании авансовых отчетов и первичной учетной документации (ПКО, РКО). Бухгалтер проверяет правильность расчетов и целевого расходования средств.
Как получить деньги под отчет
Выдача денежных средств с 2015 года может осуществляться не только работникам компании, но и сотрудникам, заключившим с организацией гражданско-правовой договор. Выдача денег производится на основании подписанного заявления, в котором указана сумма, определен срок выдачи и дата.
Сначала заявление поступает в бухгалтерию и проверяется бухгалтером в плане нет ли незакрытых либо старых расчетов с подотчетным лицом. В случае, если ранее сотрудник получал деньги и не отчитался за их использование, выдавать ему новую сумму нельзя. На все расходы: командировочные, суточные, представительские — должны быть соответствующие документы. По результатам проверки отчета понятно кто, кому и какую сумму должен. При обнаружении разницы между выданными средствами и использованными, понятно за кем числится долг – за руководителем предприятия либо за сотрудником.
Подотчетные суммы могут быть перечислены на зарплатную карту работника, но для этого нужно отразить данный способ перечисления денежных средств в приказе. В заявлении сотрудник должен указать способ перечисления на зарплатную карту и ее реквизиты. В платежном поручении указывается назначение перечисления как движение подотчетных средств. Для авансового отчета к документам прикладываются все чеки о выполненных операций.
Как показать расход
Для отражения средств, израсходованных на представительские расходы, которые связаны с хозяйственной деятельностью, компания может выдать по заявлению работника конкретную подотчетную сумму на оформленную ею корпоративную карту. Для этого руководитель организации должен утвердить схему движения инструментов в приказе.
Например: Название ООО ФИО, дата и подпись руководителя УТВЕРЖДАЮ: порядок использования корпоративных карт
— PIN-код – информация конфиденциального плана, разглашение которой третьим лицам запрещается;
— документация об использовании денежных сумм, которую необходимо будет в течении трех дней с момента проведения расчетов по карте (в том числе и снятия сумм) либо со дня прибытия на работу предоставить руководителю. Все чеки о совершенных операциях, подтверждающих движение сумм прилагаются к отчетной документации;
— в случае непредоставления документов по какой-то причине, либо если руководитель не утвердил отчетность, денежные суммы, списанные с карты, снимаются с заработной платы работника;
— в журнале учета (прил.№2) фиксируется как выдача, так и возврат денежных средств;
— в случае утраты корпоративной карты, сотрудник обязан сразу же уведомить об этом банк. Факт передачи карты сотруднику не считается выдачей средств. Записи в бухгалтерский учет производятся в момент снятия сумм. Точное время произведенной операции по использованию подотчетных средств можно узнать из выписки банка. Для отражения операций с использованием корпоративной карты используется счет 55, к которому открывается субсчет с таким же наименованием. На дату, когда было проведено списание сумм в бухгалтерском учете фиксируется проводка: ДТ71 КТ55.
К документам, подтверждающим расходы, относятся как кассовые, так и товарные чеки. В случае, если кассовый чек не содержит информацию об оплате, к нему прилагается товарный чек, в котором отражено за что произведена оплата.
Подробности
Бухгалтер, принимая авансовый отчет должен проверять следующее:
— название предприятия на кассовом (товарном) чеке, дату;
— в товарном чеке в обязательном порядке: прописана ли прописью итоговая сумма приобретенных сотрудником материальных ценностей, наличие четкой печати предприятия и подписи кассира; отражение всех наименований приобретенных товаров, а не общее название (например, «канцелярские принадлежности»), их количество и цена. В случае, если товарный чек не содержит данную информацию – на его обороте подотчетное лицо прописывает все наименования и заверяет список подписью.
После проверки авансового отчета бухгалтером и утверждения директором организации, данный документ принимается к учету, и бухгалтерия списывает подотчетную сумму в установленном порядке.
Если в течении трехдневного срока сотрудник не отчитался в бухгалтерии за использованные средства, проводится доначисление НДФЛ. В данном случае, налоговая может рассматривать выданные подотчетные деньги как доходы физических лиц. Поэтому работник должен предоставить отчетность о каждом произведенном расходе сумм. Сроки предоставления отчета утверждаются приказом директора.
Например:
— название компании,
— Приказ № 20 об утверждении сроков предоставления авансового отчета,
— г. Рязань дата.
Работник, получивший денежные средства, обязан отчитаться об их расходовании:
— по хозяйственным нуждам — в течение двух недель с момента получения денег (на эти нужды выдается не более 100 000 рублей и только с разрешения руководителя);
— по командировкам — в трехдневный срок с даты возвращения.
Главный бухгалтер несет ответственность за исполнение приказа и за правильность оформления документации.
