Как производится выдача и возврат подотчетных сумм на предприятии

Как производится выдача и возврат подотчетных сумм на предприятииРегулирование наличных финансовых расчетов на предприятии осуществляется на основании Порядка ведения кассовых операций в РФ (утвержден Решением Совета директоров Банка России № 40 от 1993 года). Если на предприятии сотрудники получают из кассы денежные средства, то они в обязательном порядке должны сдавать отчет. Этот документ является основанием для списания денег на расходы (административные либо операционные).

Выдача сумм под отчет на командировочные расходы осуществляется в пределах средств, предназначенных сотрудникам, убывающим в командировку, на данные цели.

Возвратившись из служебной командировки, в течение трех дней работник обязан отчитаться о полученных в кассе средствах и израсходованных.

Содержание статьи:

Общие сведения

Чтобы составить авансовый отчет

…и приложить к нему первичные документы: билеты на проезд, квитанции за проживание в гостинице и др.

Авансовый отчет – бланк определенного формы, утвержденный руководителем предприятия. Оставшиеся (неиспользованные) средства нужно сдать в кассу по приходному ордеру.

В случае, если сотруднику не хватило полученных денег, перерасход компенсируется выдачей средств из кассы по расходному ордеру. Если сотрудник по какой-либо причине вообще не отчитался за использованные средства, выданную сумму бухгалтерия высчитывает из его заработной платы.

Как производится выдача и возврат подотчетных сумм на предприятииПодотчетные суммы учитываются на счете 71 бухгалтерского баланса. Дебетовое сальдо отражает сумму задолженности сотрудника предприятию. Суммы, выданные из кассы, и выплаченный перерасход отражаются по обороту. По кредиту отображаются расход денег и возврат в кассу остатка средств. Все суммы учитываются в журнале-ордере, куда записываются данные на основании авансовых отчетов и первичной учетной документации (ПКО, РКО). Бухгалтер проверяет правильность расчетов и целевого расходования средств.

Как получить деньги под отчет

Выдача денежных средств с 2015 года может осуществляться не только работникам компании, но и сотрудникам, заключившим с организацией гражданско-правовой договор. Выдача денег производится на основании подписанного заявления, в котором указана сумма, определен срок выдачи и дата.

Сначала заявление поступает в бухгалтерию и проверяется бухгалтером в плане нет ли незакрытых либо старых расчетов с подотчетным лицом. В случае, если ранее сотрудник получал деньги и не отчитался за их использование, выдавать ему новую сумму нельзя. На все расходы: командировочные, суточные, представительские — должны быть соответствующие документы. По результатам проверки отчета понятно кто, кому и какую сумму должен. При обнаружении разницы между выданными средствами и использованными, понятно за кем числится долг – за руководителем предприятия либо за сотрудником.

Подотчетные суммы могут быть перечислены на зарплатную карту работника, но для этого нужно отразить данный способ перечисления денежных средств в приказе. В заявлении сотрудник должен указать способ перечисления на зарплатную карту и ее реквизиты. В платежном поручении указывается назначение перечисления как движение подотчетных средств. Для авансового отчета к документам прикладываются все чеки о выполненных операций.

Как показать расход

Для отражения средств, израсходованных на представительские расходы, которые связаны с хозяйственной деятельностью, компания может выдать по заявлению работника конкретную подотчетную сумму на оформленную ею корпоративную карту. Для этого руководитель организации должен утвердить схему движения инструментов в приказе.

Например: Название ООО ФИО, дата и подпись руководителя УТВЕРЖДАЮ: порядок использования корпоративных карт

— PIN-код – информация конфиденциального плана, разглашение которой третьим лицам запрещается;

— документация об использовании денежных сумм, которую необходимо будет в течении трех дней с момента проведения расчетов по карте (в том числе и снятия сумм) либо со дня прибытия на работу предоставить руководителю. Все чеки о совершенных операциях, подтверждающих движение сумм прилагаются к отчетной документации;

— в случае непредоставления документов по какой-то причине, либо если руководитель не утвердил отчетность, денежные суммы, списанные с карты, снимаются с заработной платы работника;

— в журнале учета (прил.№2) фиксируется как выдача, так и возврат денежных средств;

— в случае утраты корпоративной карты, сотрудник обязан сразу же уведомить об этом банк. Факт передачи карты сотруднику не считается выдачей средств. Записи в бухгалтерский учет производятся в момент снятия сумм. Точное время произведенной операции по использованию подотчетных средств можно узнать из выписки банка. Для отражения операций с использованием корпоративной карты используется счет 55, к которому открывается субсчет с таким же наименованием. На дату, когда было проведено списание сумм в бухгалтерском учете фиксируется проводка: ДТ71 КТ55.

К документам, подтверждающим расходы, относятся как кассовые, так и товарные чеки. В случае, если кассовый чек не содержит информацию об оплате, к нему прилагается товарный чек, в котором отражено за что произведена оплата.

Подробности

Бухгалтер, принимая авансовый отчет должен проверять следующее:

- в журнале учета (прил.№2) фиксируется как выдача, так и возврат денежных средств;— название предприятия на кассовом (товарном) чеке, дату;

— в товарном чеке в обязательном порядке: прописана ли прописью итоговая сумма приобретенных сотрудником материальных ценностей, наличие четкой печати предприятия и подписи кассира; отражение всех наименований приобретенных товаров, а не общее название (например, «канцелярские принадлежности»), их количество и цена. В случае, если товарный чек не содержит данную информацию – на его обороте подотчетное лицо прописывает все наименования и заверяет список подписью.

После проверки авансового отчета бухгалтером и утверждения директором организации, данный документ принимается к учету, и бухгалтерия списывает подотчетную сумму в установленном порядке.

Если в течении трехдневного срока сотрудник не отчитался в бухгалтерии за использованные средства, проводится доначисление НДФЛ. В данном случае, налоговая может рассматривать выданные подотчетные деньги как доходы физических лиц. Поэтому работник должен предоставить отчетность о каждом произведенном расходе сумм. Сроки предоставления отчета утверждаются приказом директора.

Например:

— название компании,

— Приказ № 20 об утверждении сроков предоставления авансового отчета,

— г. Рязань    дата.

Работник, получивший денежные средства, обязан отчитаться об их расходовании:

— по хозяйственным нуждам — в течение двух недель с момента получения денег (на эти нужды выдается не более 100 000 рублей и только с разрешения руководителя);

— по командировкам — в трехдневный срок с даты возвращения.

Главный бухгалтер несет ответственность за исполнение приказа и за правильность оформления документации.

Виталий Белов/ автор статьи
Меня зову Виталий Белов и я автор этого сайта, мне 40 лет и я профессионально занимаюсь бизнесом более 15 лет. На моем счету много направлений, в которых я смог попробовать себя. В самом начале пути я открыл свое ИП по ремонту компьютерной техники, а после и свой магазин по продаже ноутбуков, ПК и комплектующих, сейчас это инвестиции в стартапы. Запустил сайт и делюсь опытом с читателями, если вам было полезно или есть опыт, жду ваших комментариев! Желаю вам прибыльного бизнеса!
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Все о бизнесе и сервисах для предпринимателей
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: