Любая организация, предприятие или компания, созданы для решения каких-либо конкретных задач. Но в каждой из них существует такая деятельность, которая не связана напрямую с выполнением основных функций, но без неё просто не обойтись.
Речь идёт об административно – хозяйственной деятельности организации любого профиля.
Это такой вид деятельности, который необходим для организации работы всех служб разного уровня, с целью повышения результата труда каждого сотрудника.
Содержание статьи:
Административно – хозяйственная деятельность может иметь постоянный статус
…или быть временной в зависимости от ситуации.
Виды и функции административно – хозяйственной работы определяются в зависимости от деятельности компании. В классификацию могут войти:
- Документооборот.
Работа в библиотеке, с базой данных, с архивом, обмен бумажными носителями, работа с файлами на электронных носителях.
- Организационная работа.
Всё, что требует правильной и продуманной организации, относится к этому виду деятельности.
- Правильно организовать рабочие места, в соответствии с санитарными нормами и требованиями по технике безопасности.
- Подготовить проведение мероприятий, как развлекательного характера, так и презентаций, рабочих совещаний.
- Обеспечение сотрудников компании полноценным и качественным питанием.
- Работа по страхованию жизни, как отдельных сотрудников, так и компании в целом.
- Организация службы курьерской доставки.
- Перевозка сотрудников транспортом компании.
- Переговоры.
- Текущее обеспечение.
Эта работа имеет направление хозяйственной деятельности. Занимаются ею чаще всего заместители директора (руководителя компании) по хозяйственной части.
Покупка мебели и оборудования для офисов.- Снабжение сотрудников отделов необходимыми канцелярскими товарами, инвентарём для офисов.
- Для поддержания санитарного состояния важно наличие хозтоваров.
- Контроль над рабочим состоянием техники, мебели и обеспечение своевременного ремонта, а также профилактических осмотров.
- Обеспечение бесперебойной связью разного вида (городских телефонов, Интернета, мобильной связи).
- Работа по эксплуатации помещений, зданий и территории компании.
Это тоже входит в должностные обязанности заместителя директора (руководителя компании) по хозяйственной части.
- Эстетичное оформление каждого офиса в отдельности и здания компании в целом.
- Обеспечение санитарного состояния (уборка).
- Организация своевременного ремонта помещений.
- Контроль за обеспечением электричеством, за исправностью сантехнического оборудования, пожарной безопасностью.
- Организация озеленения и благоустройства территории, на которой расположено здание компании, а также прилегающих к нему территорий.
- Информирование персонала внутри компании.
Чаще всего за это отвечает пресс – секретарь. Но каждая компания может озвучить должность по-своему. В деятельность этого сотрудника административно – хозяйственного подразделения компании входит:
- Издание средств информации компании (листовки, бюллетени, газеты), рассылка сообщений информационного характера.
- Организация форм ознакомления сотрудников с новыми документами, инструкциями, положениями и т.д.
- Контроль за состоянием информационных стендов.
- Анализ качества исполнения поручений.
- Создание музеев и выставок внутри компании, рассказывающих о деятельности и успехах в прошлом и настоящем, о сотрудниках и т.д.
- Обеспечение взаимных отношений со сторонними организациями.
Для нормальной бесперебойной работы компании необходимо взаимодействовать с другими предприятиями, организациями, компаниями и др., без услуг которых могут возникать проблемы. Поэтому сотрудниками административно – хозяйственного отдела устанавливаются взаимодействия :
- с поставщиками;
- с государственными органами власти по вопросам эксплуатации зданий и территории, которая к ним прилегает;
- с арендаторами и арендодателями
Главная задача в деятельности специалистов
В эту же функциональную деятельность входит работа с договорами, счетами и т.д
Главная задача в деятельности специалистов административно – хозяйственных служб – создание комфортной обстановки для сотрудников компании, чтобы они могли беспроблемно решать возложенные на них производственные задачи. А это способствует повышению качества труда и увеличения материальной прибыли предприятия.
Классификация видов деятельности административно – хозяйственного отдела в учреждении может меняться. Причин для этого несколько: специфичность деятельности компании, её целевое направление, размер, наличие ресурсов и средств (они могут быть собственные, а могут быть и заёмными). Для небольшого предприятия и солидного по структуре функциональная деятельность перечисленных выше видов, будет соответственно разной.
Таким образом, всё будет зависеть от того, какие потребности у предприятия
Чтобы не «раздуть» штатный состав сотрудников административно – хозяйственного отдела, необходимо в первую очередь проанализировать состояние компании на текущий момент. Остановиться на функциях, которые нужны, а может и дополнить. Решить количественный состав отдела (один человек, отдел, служба) и утвердить вакансии для осуществления административно — хозяйственной деятельности.
Управление административно — хозяйственной деятельностью нужно доверить человеку с хорошими организаторскими способностями, опытом в управленческой сфере, с соответствующим образованием.
Определившись с видами функций, перед руководством административно – хозяйственного отдела ставятся задачи:
- постановка целей и выбор направлений в работе отдела, с учётом целевых установок компании;
- просчёт моментов, которые могут мешать реализации поставленных задач, с целью их предотвращения
Все должно быть продумано и спланировано, помня о главной цели деятельности этого отдела.
Детализировать все нюансы процесса работы сотрудников. Каждый, кто будет работать в административно – хозяйственном отделе должен быть ознакомлен с обязанностями, поставленными задачами, регламентом исполнения поручений. Руководству необходимо осуществлять контроль за работой всех сотрудников, так как от качества их труда зависит эффективность работы всей компании и её развитие.
