Секретарь есть практически на любом предприятии. Должностные обязанности этого специалиста составляют значительную часть его рабочей инструкции.
Кроме списка конкретных рекомендаций, которые обязательны к исполнению, этот документ включает в себя информацию о правах, требованиях, сфере его ответственности и общих трудовых положениях. Не нужно думать, что должность секретаря очень проста и не имеет своих особенностей.
Прочитав эту статью, вы узнаете должностные обязанности секретаря и некоторые нюансы его работы.
Содержание статьи:
Общие сведения
Типовая должностная инструкция секретаря
Сначала рассмотрим, какие существуют универсальные, классические должностные обязанности секретаря. Раньше существовали только секретари-машинистки, которые занимались набором деловых писем. Сейчас же обязанности секретарей сильно увеличились.
Они сводятся к следующим рекомендациям, обязательным к исполнению:
— обеспечение административной деятельности начальства;
— прием и распределение корреспонденции по отделам, обработка, подготовка и отправка ответных писем, если это необходимо;
— организация делопроизводства, сбор и обработка необходимых сведений для начальства;
— прием от сотрудников разных отделов различных документов для передачи их руководству для ознакомления или подписи;
— организация планерок (совещаний) и ведения протокола этих мероприятий;
— организация закупки или собственно закупка канцелярских товаров и другой нужной продукции для обеспечения нормальной трудовой деятельности сотрудников;
— организация приема начальством сотрудников и других посетителей;
— выполнение некоторых других поручений.
Требования к знаниям
Обязанности сотрудника могут немного отличаться от представленных выше, в зависимости от его главной специализации. Но определенные знания и навыки никогда не будут лишними для человека, занимающего эту должность.
К таким знаниям относятся следующие:
— основы административного и трудового законодательства;
— основные нормы делового этикета и этики;
— основы делопроизводства;
— правила работы с различной оргтехникой, приемно-переговорной, а также вычислительной техникой;
— техника безопасности;
— охрана труда;
— основные знания по ведению деловой переписки.
СПРАВКА! Кроме вышеперечисленного, для выполнения секретарем должностных обязанностей, понадобятся знания внутренних основ работы предприятия, распорядка его работы, нормативных документов и другой важной информации.
Обязанности помощника руководителя
Должность помощника руководителя является смежной с должностью секретаря, их обязанности практически ничем не отличаются. Помощник руководителя точно также осуществляет прием и передачу корреспонденции, копирует и архивирует документы, доводит до сведения ответственных лиц распоряжения директора, осуществляет делопроизводство, производит закупку необходимых товаров.
Кроме этого, человек, занимающий эту должность, должен:
— обеспечивать распорядительную и административную деятельность;
— осуществлять сбор и обработку, а также предоставление сведений по запросам руководителей отделов;
— заниматься организацией телефонных и личных переговоров;
— заниматься составлением деловых писем;
— создавать условия для увеличения эффективности работы начальства и некоторыми другими задачами.
СПРАВКА! В основном секретарем может стать человек, который имеет высшее или среднее профессиональное образование. Во втором случае необходим также опыт работы по специальности не менее двух лет.
Подробности. Права и обязанности
Права секретаря
Нужно знать, что секретарь имеет не только обязанности, но и права. К ним относится, например, возможность ознакомления с различными рабочими проектами. Также секретарь имеет право вносить рациональные предложения в рамках своей должностной инструкции. Помимо этого, секретарь может обратить внимание начальства на выявленные им недостатки в рамках своей компетенции.
Должностная инструкция секретаря делопроизводителя
Существует также должность секретаря-делопроизводителя. Должностные обязанности этого специалиста тоже не сильно отличаются от описанных выше. Отличие заключается в том, что помощник руководителя изначально должен заниматься обеспечением работы руководства, а секретарь делопроизводитель в свою очередь больше сосредоточен на работе с бумагами.
Должностная инструкция делопроизводителя в обязательном порядке должна включать следующие пункты:
— прием и обработка входящей документации, формирование, согласование и отправка ответных писем;
— осуществление контроля за выполнением приказов и распоряжений руководства;
— проведение проверки за корректностью оформления внутренней документации;
— регистрация бумаг, их учёт и хранение.
Должностная инструкция секретаря суда
Должность секретаря судебного заседания имеет наиболее сильные отличия. Обычно специалисты, занимающие такую должность, занимаются конкретно велением и фиксацией судебных заседаний. Помимо этого, они готовят письма, запросы и другие документы, имеют право осуществлять вызов лиц, необходимых для участия на заседаниях суда. Такая деятельность может быть доверена лицу с высшим или неполным высшим образованием, без опыта работы. Обычно на такие должности приходят молодые люди и девушки, которые хотят получить опыт в судебной сфере и затем продолжить свою карьеру в юриспруденции.
СПРАВКА! Не стоит думать, что вакансия секретаря судебного заседания мирового судьи подойдёт почти каждому и не требует особых знаний и умений.
Должностные обязанности этого специалиста заключаются в следующем:
— соблюдение Конституции РФ, Федеральных законов и многих других распоряжений и нормативно-правовых актов;
— выполнение распоряжений судьи и некоторых других уполномоченных лиц;
— взаимодействие с некоторыми другими работниками судебной структуры, чтобы решить вопросы, которые находятся в компетенции секретаря.
Заключение
Должностные обязанности секретарей различных направлений (руководителя, суда, референта, школы) регулируются таким документом, как должностная инструкция. На любом предприятии наличие этого документа является обязательным, так как именно по указанным в нем пунктам работник понимает, какие конкретно действия он должен выполнять, а какие нет. Должностная инструкция составляется при участии руководящего состава и обязательно имеет такие разделы, как общие положения, права, обязанности, взаимоотношения работников внутри компании и необходимые приложения.
