Ведение табеля учета рабочего времени работников

Все организации и предприятия должны в обязательном порядке учитывать продолжительность работы своих сотрудников, то есть сколько времени они фактически отрабатывают в течение смены или дня.

Для этого нужно ведение табеля учета рабочего времени работников. Формирование этого документа происходит по специальной форме. Все организации обязаны заполнять эту документацию, пользуясь при этом бланками, которые разработаны Госкомстатом.

Табель заполняется достаточно легко, но при этом нужно учитывать кое-какие требования и правила для корректности отчета. Это так важно, потому что от этого зависит верность расчета зарплаты всех сотрудников компании.

Общие сведения

Определение

Специальная форма для заполнения табеля была разработана и утверждена Госкомстатом в 2004 году. Этот документ заполняется сотрудниками кадровой службы или бухгалтерии. Исходя из получаемых из табеля сведений, руководство может:

—  вести учет всего отработанного каждым рабочим времени;

— осуществлять контроль соблюдения дисциплины на рабочих местах;

— отображать все неявки и явки рабочих;

— отражать факт опозданий любого работника;

— получать информацию, с помощью которой можно определить полноту выполнения работы каждым сотрудником фирмы;

— брать информацию из табеля для правильного расчета зарплаты;

— заносить информацию в статистические формы.

Чаще всего табелем пользуются бухгалтеры при расчете оптимальной зарплаты, премии, надбавок остальным сотрудникам компании. Работники кадровой службы с помощью этого документа могут контролировать опоздания и явки/неявки сотрудников.

СПРАВКА! При обнаружении нарушений, к ответственности привлекаются соответствующие работники компании и могут использоваться различные типы дисциплинарного взыскания.

Особенности пользования табелем

Налоговый кодекс содержит в статье 84.1 информацию о праве каждого человека, работающего официально, при увольнении запрашивать вместе с другими документами и табель учета.

В 2013 году законодательством унифицированные формы были отменены, поэтому теперь ими можно не пользоваться. Однако, чаще всего именно этими формами до сих пор пользуются на предприятиях.

Специалистам кадрового или бухгалтерского отделов можно самостоятельно делать поправки в табеле, которые зависят от специфики деятельности предприятия и числа работников в штате.

Введенный Госкомстатом образец является удобным, поэтому специалисты легко могут изменять и обрабатывать. Также он часто применяется без изменений.

Удобные формы табеля учета рабочего времени

Есть несколько форм табелей учета, среди которых выделяют три наиболее простых в использовании. В них легко вносить различные корректировки. Выбор каждой из них происходит в зависимости от сферы работы предприятия и числа должностей в организации.

Табель может вестись по одной из представленных ниже форм:

1. Т-13 — чаще всего применяется предприятиями, которые используют турникеты или другое оборудование, с помощью которого можно зафиксировать в автоматическом режиме время работы каждого специалиста. Заполнение этого табеля происходит ручным способом или с использованием компьютерных программ.
2. Т-12 — является универсальным, так как обычно его заполнение происходит вручную. Он содержит раздел, в который могут вносится данные о размере оплаты за произведенную работу.
3. 0504421 — является специфическим типом, так как используется бюджетными предприятиями. Особенно часто ими пользуются преподаватели или учителя, которые трудятся в разных образовательных учреждениях.

Кто ведет табель

В любой компании табель учета рабочего времени ведут работники, назначенные руководством. Чаще всего таким работником является сотрудник отдела кадров или бухгалтерии. Такие полномочия передаются выбранному сотруднику на основании приказа. Трудовой договор данного сотрудника должен иметь пункт о наделении его определенными полномочиями.

Сам табель должен иметь подписи ответственных за его ведение и руководителя кадровой службы. Отдельной должности для заполнения табелей в компании не требуется.

Сотрудник, назначенный для ведения табеля, обязан вносить информацию в течение всего месяца, по прошествии которого передается начальнику кадровой службы. Руководитель проверяет предоставленную информацию, сверяя ее с другими источниками, затем подписывает табель.

СПРАВКА! После всего этого заполненный табель отправляется в бухгалтерию для расчета сотрудникам заработной платы.

Подробности процесса

Как заполнять табель учета рабочего времени

Особенности ведения табеля довольно просты и понятны. Нужно только изначально в них хорошо разобраться, чтобы впоследствии грамотно заполнять отчет. От этого фактора будет зависеть эффективность работы отдела кадров и бухгалтерии.

Основными правилами являются:

— правильный выбор актуальной формы для ведения табеля;

— заполнение документа строго в одном экземпляре;

— заполнять табель можно вручную или на компьютере;

— сотрудник, ведущий табель, должен обладать соответствующими полномочиями, для чего руководство должно издать приказ;

— готовить табель для заполнения необходимо в начале каждого месяца;

— титульный лист должен содержать данные о наименовании предприятия и подразделениях;

— проставляется дата начала учета;

— дата окончания ведения учета проставляется в конце месяца;

— таблица основной страницы табеля должна содержать достоверные данные о каждом сотруднике предприятия, причем здесь нужно быть крайне внимательным при внесении фамилий, чтобы не допустить ошибок или путаницы;

— в обязательном порядке каждому работнику должен быть присвоен номер, который берется из личного дела;

— все столбцы табеля представлены отдельными днями месяца;

— рядом с каждой фамилией есть ячейки, в которые необходимо вносить данные обо всех отработанных сменах или часах;

— если в данном месяце присутствуют праздничные или выходные дни, то они должны обозначаться определенными отметками;

— информация об отработанных часах должна вноситься ответственным специалистом ежедневно, который при этом ориентируются на официальные документы;

— при фиксации прогулов или опозданий, используются специальные коды, которые состоят из букв и цифр.

СПРАВКА! Каждый табель должен быть подписан директором предприятия. Без подписи этот документ будет считаться недействительным.

При выявлении нарушений или ошибок в табеле, ответственность за это несет назначенный специалист.

Особенности занесения различной информации

Заполнение табеля не является сложным делом. Для этого нужно только понять, каково предназначение каждой ячейки. Нюансами заполнения являются:

— можно увеличивать число граф;

— сверху пишутся коды затрат часов, а внизу — фактически отработанные часы в каждый день;

— любой сотрудник должен иметь свой личный номер, записываемый в табеле;

— при совмещении за одним сотрудником закрепляют два номера;

— должны записываться рабочие дни, а также количество фактически отработанных часов за каждый день;

— под конец каждого месяца табель проверяется сотрудником отдела кадров, который не только проверяет правильность его формирования, но и смотрит, не являются ли пропущенные часы прогулами;

— при увольнении сотрудника, со следующего месяца его личный номер не может применяться для другого работника;

— в табеле должны указываться выходные, прогулы, отгулы, отпуска, командировки и другие причины отсутствия сотрудника на рабочем месте.

Особенности заполнения табеля в бюджетных организациях

Как уже говорилось выше, для бюджетных предприятий используют форму под названием 0504421. Этот бланк имеет несколько отличий от форм Т-12 и Т-13, которые обусловлены тем, что в этой форме отражены все особенности деятельности именно бюджетных предприятий. В таблицу табеля можно заносить различные коды, указывающие на выходные или учебные отпуска.

Главными особенностями ведения этого вида табеля являются:

— титульный лист должен содержать название предприятия, а также присвоенный ему цифровой код;

— при внесении в документ каких-то изменений, должен обозначаться корректировочный код;

— есть графы, в которые нужно вносить данные о промежуточных итогах.

СПРАВКА! Дополнительные расчеты при использовании этого бланка прописывать не требуется. Заполняя этот документ, пользуются стандартными правилами.

Применяемые кодовые обозначения в табеле учета рабочего времени

Заполняя табель, нужно знать, какие необходимо вносить коды. Сами коды должны состоять из букв и цифр. Титульный лист табеля должен содержать расшифровку всех используемых кодов. Довольно часто может понадобиться внесение дополнительных кодов. Для этого руководитель организации должен издать положение о ведении табеля учёта рабочего времени.

Основные используемые коды:

— длина дневной смены — Я01;

— длина ночной смены — Н02;

— работа в выходные и праздничные дни — РВ03;

— сверхурочная работа — С04;

— командировочные — К06;

— обязательный оплачиваемый отпуск — ОТ9;

— дополнительный оплачиваемый отпуск — ОД10;

— больничный лист — Б19;

— временная нетрудоспособность без оплаты — Т20.

Чаще всего стандартных кодов вполне достаточно для грамотного заполнения табеля.

Возможные ошибки

При ведения табеля довольно часто встречаются нарушения, которые впоследствии приводят к возникновению значимых ошибок. К таким нарушениям относят:

— пишется только фамилия сотрудника без указания его должности;

— праздничные дни пишутся как рабочие;

— не отмечается сокращённая рабочая смена на один час в предпраздничный день.

Если на предприятии трудится человек по совместительству, то нужно много внимания уделять корректности продолжительности его смен. Также часто сотрудники некоторых организаций ездят в командировки — в таком случае просто ставится код К06, не указывается, сколько часов в день работает сотрудник.

Заполнение табеля при сдельной оплате

На многих предприятиях используют сдельную оплату труда, а это приводит к некоторым трудностям при ведении табеля. Инструкция для ведения табеля в этом случае следующая:

— зарплата зависит от объема произведенной работы сотрудником;

— документ должен учитывать выработку каждого сотрудника организации;

— можно измерять труд в часах, к примеру в образовательных учреждениях, тогда в табеле пишут часы работы;

— в других случаях ставится код Я01 и заполнять последнюю строку табеля не нужно;

— работа в праздничные дни оплачивается отдельно, а размер этой оплаты может быть разной в зависимости от содержащейся в договоре информации.

Ответственность за ошибки

Определенный человек, работающий в компании, назначается работодателем для ведения табеля, издав при этом приказ. Данный сотрудник должен хорошо понимать, как заполнять таблицу правильно. Чтобы упростить этот процесс, довольно часто применяют специальную программу (например, в excel или в 1с). В такую нужно только вносить актуальные данные в нужные строки, после чего останется только распечатать документ и подписать. Если появляется необходимость, то нужно просто внести изменения.

При выявлении ошибок в табеле надзорными государственными органами, предприятие будет привлечено к ответственности. Достаточно часто инспектор находит расхождения в информации, которая указана в табеле, с информации, содержащейся в первичных документах. Часто данные о зарплате отличаются от данных в расчетной документации.

При установлении факта нарушений, предприятие привлекают к административной ответственности и должна заплатить штраф в размере пяти тысяч рублей. Если табель вообще не ведётся, то компания должна заплатить штраф в размере до 50 тысяч рублей, причем назначается он руководителю компании.

СПРАВКА! Чтобы предотвратить такую ситуацию, руководитель должен следить за правильностью заполнения табеля.

Заключение

Вести табель учёта рабочего времени должны в каждой организации. Этот процесс должен выполняться ответственным специалистом, которого наделяют полномочиями с помощью выпуска соответствующего приказа директора компании.

Нужно понимать правила заполнения всех ячеек этого документа. Если он имеет ошибки или его вообще нет, то надзорные органы вправе привлечь за это фирму к административной ответственности. На основании данных табеля происходит расчет заработной платы специалистов. Лучше всего для ведения табеля использовать специальные компьютерные программы, с помощью которых этот процесс сильно упрощается.