Деловая встреча – как правильно построить беседу по телефону

Деловая встреча — это ответственное мероприятие, целью которого является проведение конструктивного диалога при участии представителей двух или нескольких сторон.

Чтобы переговоры прошли успешно, к встрече необходимо подготовиться заранее: определить задачи, которые нужно обсудить в процессе диалога, изучить всю информацию о собеседнике (его привычки, успехи и достижения, характер ведения деятельности), определить стиль построения встречи и подобрать соответствующую одежду для нее.

Для того, чтобы договориться о встрече с клиентом, нужно связаться с ним по телефону и заинтересовать его.

Общие сведения

Основная цель таких звонков — убедить клиента в целесообразности личной встречи

Собеседник может предложить вам общение по телефону — не стоит с этим соглашаться, надо помнить, что отказать вам при личной встрече намного сложнее. В случае, если собеседник не уверен в необходимости личного свидания, сообщите ему о возможной выгоде, которую он может приобрести от встречи с вами. Это может быть: предложения об улучшении бизнеса, дополнительная прибыль, увеличение продаж, предложения по развитию компании и т.д. — главное, избегайте обсуждения деталей. Чаще повторяйте, что при личной встрече представите более конкретные сведения.

В основе успешного бизнеса лежат результативные коммуникации. На этот счет имеется много психологической литературы. Часто первое знакомство происходит именно по телефону. Очень важно произвести на собеседника хорошее впечатление. Для этого нужно следовать простым правилам, на которых базируются технологии продуктивных телефонных коммуникаций.

Прежде чем звонить, настройтесь на разговор, повторите про себя текст, и, (что очень важно!) не забывайте вести беседу в доброжелательном тоне. Прощаясь с клиентом, не важно мужчина он либо женщина, придерживайтесь приветливо-официального тона, исключая при этом фамильярность.

Разговор можно построить по схеме:

— Представьтесь, назвав разборчиво свое имя и фамилию. В случае, если вы звоните от имени компании, обозначьте себя как представителя.

— Сформулируйте четко цель своего звонка, обозначив конкретную причину. Можно применить прием, которым пользуются большинство маркетинговых компаний – вопрос ставится конкретно, исключая сам выбор: «Какое время вам удобнее для встречи – утром или во второй половине дня?» либо «Я могу к вам подъехать после обеда».

Если согласие на встречу получено, сразу же уточняйте время, удобное для мероприятия. Лучше, если вы предложите собеседнику выбор: «Вам удобнее встретиться в среду либо в четверг?», «Утром или в обеденное время?». Если вам предложат другой вариант времени для предстоящей встречи соглашайтесь, но при этом подчеркните свой деловой статус: «Минуту, сейчас посмотрю в своем графике. Да это время мне, пожалуй, подойдет». Не нужно задавать вопрос в стиле: «Мы можем с вами встретимся?»

Если вам назначают встречу в офисе, сразу же уточняйте время

При этом, попросите клиента уведомить вас в случае, если встреча может не состояться.

Самому лучше не перезванивать для уточнения договоренности, чтобы не оказаться в «подчиненном» положении. Если же вы делаете звонок, то это должно звучать как напоминание — сообщение о том, что вы выезжаете к клиенту, и ни в коем случае как: «Наша договоренность в силе?» или «Ваши планы не изменились?». Сама постановка вопроса ожидает отрицательный ответ, что-то типа: «Хорошо, что вы перезвонили, у меня дела. Давайте встретимся в другой раз». Другими словами, неправильно построенная речь-уточнение, может автоматически стать отменой встречи.

На запланированную встречу ни в коем случае не стоит опаздывать, этим самым вы даете понять клиенту, что не цените его время. Но если уж опоздание неизбежно, необходимо клиента уведомить об этом. Вряд ли опоздав на 10 минут, вы можете рассчитывать на первоначально договоренную продолжительность встречи. В этом случае, встречу лучше перенести.

Подробности

В идеале, чем больше организовано встреч — тем больше заключено сделок, но на деле так бывает не всегда. Далеко не все встречи приносят ожидаемый результат. Нужно учитывать, что каждая «бесполезная» беседа отнимает рабочее время и, соответственно приносит убытки для бизнеса.

Результативность звонков определяется по итогам: удалось договориться с клиентом либо нет, но можно оценить эффективность звонка другим критерием – проведением оценки его участия в плане продаж и полезности установления с ним контакта.

Предполагаемый клиент – тот, кто уже использует аналогичную вашей продукцию, но приобретает ее у конкурентов. Квалификация клиента определяется по следующим параметрам: объемам бизнеса, сферой деятельности, потребности в продукции либо услугах, количеством поставщиков и т.п. Проанализировав эту информацию можно судить о его возможностях и полезности, это позволит выделить его из общего списка заказчиков и сосредоточить внимание на построении с ним более тесных контактов.

Если вам назначают встречу в офисе, сразу же уточняйте времяИменно на таких клиентов стоит тратить время менеджеров и проводить с ними деловые встречи. Не надо думать, что понять, насколько перспективен клиент можно только при личной встрече. Если изучить информацию о нем и задавать нужные вопросы в телефонном режиме, то определить верную оценку его потенциала можно и по телефону. Хороший менеджер быстро освоит этот навык. Беседуя с клиентом, нужно учитывать степень его заинтересованности, и по возможности постепенно «подогревать» его интерес.

Например, новым клиентам достаточно отправлять рассылки с информацией о компании и вариантами новой продукции. В отношении клиентов «заинтересованных» применяется другая тактика – организация встречи одновременно с несколькими потенциальными заказчиками. Общаясь между собой клиенты в процессе общения укрепляют друг у друга интерес к фирме. С такими клиентами стоит встречаться в пределах офиса, предварительно проведя с ними беседу по телефону. Кстати, это значительно сэкономит время менеджеров.

С клиентом, уже готовым к проведению сделки, важно вовремя договориться о встрече по телефону, а затем нанести визит в его офис, при этом тщательно подготовившись к встрече, ведь от нее уже будет зависеть дальнейшее сотрудничество.

Итоги

Нужно помнить, что правильно проведенное приглашение на деловую встречу – первый этап на пути к проведению самой встречи, последствиями которой может быть долгое и эффективное сотрудничество. Для этого нужно усвоить и четко следовать основным правилам – убедить клиента о необходимости встречи, заинтересовав его и научиться парировать возражения.

Виталий Белов/ автор статьи
Меня зову Виталий Белов и я автор этого сайта, мне 40 лет и я профессионально занимаюсь бизнесом более 15 лет. На моем счету много направлений, в которых я смог попробовать себя. В самом начале пути я открыл свое ИП по ремонту компьютерной техники, а после и свой магазин по продаже ноутбуков, ПК и комплектующих, сейчас это инвестиции в стартапы. Запустил сайт и делюсь опытом с читателями, если вам было полезно или есть опыт, жду ваших комментариев! Желаю вам прибыльного бизнеса!
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Все о бизнесе и сервисах для предпринимателей
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: