Информационные письма – виды, правила составления

Информационное письмо составляется по установленной схеме: уточняется адресат, для которого предназначен документ, затем следует название, после которого, собственно, составляется само содержание. Данный документ составляется в соответствии с установленными правилами деловой переписки.

К такому документу часто прилагается сопроводительное письмо, где сведения раскрываются подробнее с указанием ссылок на нормативные документы.

Информационное письмо является одним из самых популярных видов делового общения, его цель – донести определенные сведения конкретному лицу, используя при этом официально-деловой стиль.

Содержание статьи:

Общие сведения

Использование излишне эмоциональных либо просторечных фраз в данном случае, не допускается. Существуют определенные правила написания писем. Бланк оформлен, чаще всего, на бумаге формата А4.

Правильное написание писем предусматривает разные варианты в зависимости от конкретного случая, прежде всего от содержания. Письма могут содержать информацию разного рода (к примеру, о роде деятельности компании и ее новой продукции, сроках окончания договоров и т.д.). Письма могут носить характер привлечения потенциальных клиентов к товарам, производимым предприятием. В этом случае, оформление предусматривает нормы, необходимые для обмена данных путем написания писем.

Есть разные виды информационных писем, содержащие:

— письмо-уведомление или извещение – информацию о каком-либо конкретном объекте,

— письмо-заявление — сведения о намерениях лица-отправителя,

— письмо-подтверждение — информацию о получении чего-либо,

— письмо-напоминание — предложение о необходимости исполнения обязательств,

— рекламное письмо — сведения о предприятии, о производимых товарах либо услугах.

Письма такого плана рассылаются большому количеству адресатов, среди которых есть и физические, и юридические лица. Содержание извещений для предприятий и компанией, начинается с глагола от первого лица, чаще, во множественном числе (к примеру, «сообщаю вам…»). Зачастую с извещениями следуют пояснительные письма с более детальными подробностями. Такие письма призваны донести нужную информацию до получателя.

Подробности

Виды

Существует много разновидностей информационных писем. Рассмотрим самые распространенные:

  1. Уведомление – в таком письме указываются данные, представляющие для получателя важную информацию. Такие письма могут быть короткими, а могут иметь несколько приложений либо дополнений. В основном, подобную переписку применяют как государственные учреждения, так и коммерческие структуры. Такие документы носят информационный характер, однако, могут быть использованы в качестве доказательств в суде.

- письмо-заявление - сведения о намерениях лица-отправителя,В правом верхнем углу размещается обращение — кому предназначено письмо (указывается должность и ФИО), как правило, это руководитель компании либо директор, который впоследствии доведет полученную таким образом информацию, до рядовых сотрудников.

В левом верхнем углу проставляется угловой штамп с указанием даты и номера, который соответствует регистрационному номеру в регистрационном журнале исходящих документов.

В самом начале, по центру пишется слово «Уведомление». Под ним излагается причина обращения к конкретному лицу. К примеру: «Уведомляю Вас об отказе в выплате…». Основное содержание письма может состоять из нескольких частей. В одной излагают причину обращения, в другой представляют факты, обоснования либо другие аргументы, иногда в форме нумерованного перечня.

После текста, в некоторых случаях, предусмотрено приложение, в котором перечисляется список дополнительных документов, прилагаемых к основному уведомлению. Непосредственно под текстом ставятся подписи и контактные сведения (фамилия и инициалы, адрес компании и телефон). В случае, если компанией руководят несколько человек, соответственно, и подписей будет столько же. Если мероприятие организуется группой фирм, то в письме должна быть подпись каждого руководителя.

  1. Сообщение — письма, цель которых состоит в донесении информации о фактах, имеющих отношение к адресату. Иногда они являются ответами на запросы.
  2. Извещение — отправитель может уведомлять клиента о предстоящих в ближайшее время событиях на предприятии:

— изменение реквизитов,

— смена руководства,

— изменение адреса (фактического либо юридического),

— подготовка к ревизии,

— изменение регламента рабочего времени и т.д. В данном случае, рассылка оформляется массово.

Кроме этого, сообщение может иметь сведения о проведении праздничного мероприятия: юбилея предприятия, новогоднего корпоратива и т.д.

  1. Подтверждение намерений – такое письмо может быть написано в качестве «напоминания» о предстоящем событии, либо подтверждения на какой-либо запрос.

К примеру, были проведены переговоры в отношении взаимовыгодной сделки, но, в силу каких-то причин, окончательное решение не было принято. Впоследствии, руководство предприятия выработало конкретное решение о целесообразности заключения сделки и в адрес партнера было отправлено письмо, подтверждающее данное намерение.

  1. - письмо-уведомление или извещение – информацию о каком-либо конкретном объекте,Письмо-напоминание — суть такого отправления состоит в предупреждении партнера о нарушении сроков оплаты в соответствии с соглашением на оказание услуг и т.д. Зачастую, после такого письма, предприятие вынуждено обращаться в арбитражный суд. В тексте может присутствовать пункт о данном намерении.
  2. Письмо-разъяснение (или предупреждение) — такого типа письма чаще рассылают государственные ведомства (МЧС, Роструд и т.д.), их суть состоит в разъяснении своего отношения при возникновении противоречий.
  3. Рекламное письмо (либо коммерческое предложение) – при составлении данного отправления допускается (даже приветствуется) неофициальный стиль. Главная цель письма — привлечение внимания партнера или клиента к конкретному виду продукции либо услуге, желание вызвать интерес к сотрудничеству.

Правильное оформление письма

играет большую роль, часто, от этого зависит действительность документа. Есть разные структуры, которые имеют право не принимать документ, оформленный ненадлежащим образом.

Виталий Белов/ автор статьи
Меня зову Виталий Белов и я автор этого сайта, мне 40 лет и я профессионально занимаюсь бизнесом более 15 лет. На моем счету много направлений, в которых я смог попробовать себя. В самом начале пути я открыл свое ИП по ремонту компьютерной техники, а после и свой магазин по продаже ноутбуков, ПК и комплектующих, сейчас это инвестиции в стартапы. Запустил сайт и делюсь опытом с читателями, если вам было полезно или есть опыт, жду ваших комментариев! Желаю вам прибыльного бизнеса!
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Все о бизнесе и сервисах для предпринимателей
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: