В каждой организации документы хранятся определенное время, затем они в обязательном порядке передаются в муниципальный архив либо государственный. Данных процесс, в зависимости от региона страны, может иметь определенные отличия.
Делопроизводство — это деятельность, связанная с процессом документооборота на предприятии, а также оформления официальной документации.
Архивное делопроизводство – род деятельности государственных органов, организаций и отдельных граждан по организации учета, хранения и использования (в случае надобности) архивных документов.
Содержание статьи:
Общие сведения
Делопроизводство и архивное дело содержит в себе много определений для обозначения документов разного рода. Документация подразделяется на:
— изобразительную — содержащую информацию в форме рисунка любого типа,
— фотодокументы – документы, содержащие фото разных предметов культуры и искусства (создаются посредством фотографирования либо иконографии),
— графическую – в них применяются линии, штрихи и световые тени,
— фонодокументы — представляют собой носитель, содержащий информацию со звуковыми сведениями, установленными определенной звуковой системой,
— аудиовизуальную — содержащую как звуки, так и изображения,
— кинодокументы — для их создания применяются способы кинематографии (зачастую, это аудиовизуальный документ либо изобразительный),
— письменные документы — представляющие собой сведения, идентифицированные путем любого вида письма,
— текстовую – документы, отображающие определенные речевые данные путем звукозаписи,
— машинный текст – документы, создаваемые посредством записи в одном из возможных вариантов, благодаря чему осуществляется обработка сведений посредством ЭВМ,
— беловую — документ, созданный путем написания от руки либо с использованием технических средств без ошибок и помарок,
— рукописную — документ, в котором нанесение знаком осуществляется исключительно от руки
— видеограммы – представляют собой информацию, отображенную на экране в виде картинки,
— машинописные документы — документы, выполненные посредством нанесения письменных знаков техническими средствами,
— черновые документы (черновики) — документы, отображающие работу автора с имеющимися ошибками и последующими исправлениями.
Процесс передачи документов в архив регламентируется в соответствии с отечественным законодательством ГОСТ Р 7.0.8-2013. Через 1 год после окончания процесса делопроизводства, вся документация должна быть передана на архивное хранение при строгом соблюдении установленных требований и правил. Подготовку документов по передаче могут осуществлять как сами сотрудники предприятия, так и сторонние структуры.
В ГОСТе 2013 архивного дела и делопроизводства обозначены главные, самые распространенные понятия, применяемые в данной сфере. Данный документ содержит как наиболее общие термины (например, бланк либо опись) так и узконаправленные (имеющие ограничивающий гриф к доступу). Кроме этого, в документе содержится информация, поясняющая процесс организации деятельности по работе с документацией, а также толкование терминов.
Подробности
Подготовка
Рассмотрим процесс подготовки документов к сдаче в архив более детально:
- Необходимо убедиться, что все документы, подлежащие передаче в архив оформлены надлежащим образом, и соответствуют установленным требованиям, ГОСТ 2013;
- Произвести брошюровку документов;
- Нанести нумерацию на все листы;
- Оформить заверительный Лист дела;
- Проверить реквизиты на обложке;
- Разработать и сформировать внутреннюю опись, содержащихся в деле документов.
Если передаются бумаги, которые подлежат хранению меньше 10 лет, то их можно не брошюровать и, соответственно, на них допускается отсутствие нумерации и Листов-заверителей. В данном случае, нужно придерживаться требований определенного архива, потому что в различных учреждениях допускаются отличия в стандартах.
Термины
Закон об архивном деле и делопроизводстве предусматривает основные термины и их значения в этой сфере. Определения и термины в делопроизводстве и архивном деле:
— документирование — формирование информации в определенной форме в соответствии с утвержденными правилами;
— УСД (унифицированная система документации) — это система, в которой сгруппирована информация по управлению в определенной области деятельности;
— правила документирования — список, содержащий набор правил и норм, применяемых в ходе работы с документами;
— УФД (унифицированная форма документа) — разновидности реквизитов, устанавливаемых в определенном порядке на разных носителях данных и применяемых в процессе работы;
— система документации — ряд документов, единых по типу и назначению, а также правилам к их формированию;
— наименование документа — определенная формулировка документа не письме;
— организационно-распорядительный документ – документ, который заключает в себе решение разных задач административного и организационного характера, вопросов в плане регулирования и управления деятельностью производственными цехами и организациями, а также госструктурами и органами власти;
— реквизит — элемент, применяемый в оформлении официальной бумаги (чаще всего состоящий из двух частей: переменной и постоянной);
— формуляр — образец, применяемый при составлении документа, обозначающий область использования, правила оформления и основные реквизиты;
— бланк — сочетание реквизитов, соответствующих автору официальной бумаги;
— табель унифицированных форм — перечень рекомендуемых к применению УФД;
— оформление — заполнение в документе необходимых элементов, установленных правилами делопроизводства;
— служебное поле унифицированной формы – зона УФД, указывается в технических составляющих архивного хранения и применяется для фиксирования специальных изображений.
Стандарты
Это наиболее применимые термины и названия действующего государственного стандарта архивного дела и делопроизводства. При формировании официальных документов используются реквизиты:
— подпись — письменное обозначение ответственного лица;
— гриф согласования — означает положительное отношение организации либо отдельного лица, не имеющего отношения к составлению документа;
— дата — фиксирует день создания документа, а также то, когда он был принят либо согласован;
— гриф ограничения — определенный знак, указывающий на то, что информация доступна для ограниченного количества людей;
— заголовок — кратко формулирует суть бумаги;
— гриф утверждения — подтверждает законность сведений, содержащихся в тексте документа;
— виза — выражает отношение (согласие либо возражение) к информации, содержащейся в документе;
— текст — сведения, зафиксированные определенным методом письма либо звукозаписывающим устройством; формирует в себе основную часть речевого содержания документа.
Правила, перечни, инструкция по архивному делопроизводству и другие бумаги нормативно-правового характера предназначены для реализации основного закона. В 2002 году были сформированы требования по работе архивных органов. Надо сказать, что данные правила не были официально зарегистрированы в Министерстве юстиции РФ, поэтому на сегодняшний день, «Основные правила ведомственных архивов» не утратили своей силы. Данные требования применяются в области делопроизводства и архивного дела в связи с тем, что очень важна согласованность в правилах хранения архивных документов, использовании и учете, а также организации процессов в данной сфере деятельности. Большие внимание в требованиях отведено номенклатуре.
Порядок действий следующий:
— проведение экспертизы ценности документации,
— подготовка бумаг в передаче в архив,
— оформление дела,
— определение и отбор документов, планируемых к уничтожению,
— передача дела в архив.
Надо сказать, что эти требования не относятся к документам, работа с которыми не определяется российским законодательством от 1993 года «О государственной тайне». Опираясь на архивное хранение документов и делопроизводство осуществляется контроль за работой с документами, что способствует обеспечению их сохранности. Есть виды документации, имеющие конкретный срок и, даже определенный способ хранения.
Государственные органы и структуры обязаны передавать в Архивные фонды РФ официальные документы, для коммерческих структур предоставляется выбор порядка хранения документации. Все документы имеют разные сроки хранения, которые регламентируются нормативно-правовой базой РФ. Также формируется опись, в которой указывается дата сдачи в архив и время окончания хранения в соответствии с положением закона.
Внутри предприятия хранение документов организуется
в специально отведенных для этого местах: зданиях либо изолированных помещениях, где поддерживается определенная температура и влажность воздуха. Это важное условие при организации хранения архивных документов. Причем, для хранения разных носителей предусматривается определенный режим.
Например, хранение:
— бумажных носителей: при температуре воздуха — не более 20 градусов, при влажности не более 57 %;
— пленки: при температуре воздуха: черно-белые — не более 16 градусов, цветные — не более 6 градусов, при влажности воздуха не более 44 %;
— дисков и магнитных лент — при температуре воздуха не более 19 градусов, при влажности не более 64 %.
Запрещено размещение документов рядом со складами для хранения пищевых продуктов либо химии, а также вблизи столовых и мест общепита. Помимо этого, необходимо наличие специального помещения для приема документов, где будет проходить акклиматизация бумаг. Часто такие помещения используются для краткосрочного хранения разных носителей сведений.
В самом помещении должны быть специальные приспособления: стеллажи, каталожные полки, специализированные коробы, папки. Особо ценную документацию хранят в металлических шкафах с сейфовыми замками. Помимо основных, есть и ряд других требований:
— Безопасность — выражающаяся в обеспечении помещений, предназначенных для хранения архива, устойчивостью к возможности возгорания либо затопления. Обязательно должен быть запасной выход. Между источником тепла (и окон) до места хранения документов должно быть не менее 0,6 метров.
— Обязательным условием является изоляция трубопроводов специальными средствами.
— Электропроводка и электророзетки должны быть скрытыми и герметичными.
— Запрещено использование любых нагревательных приборов, а также других предметов, не имеющих к хранению бумаг никакого отношения.
— Обязательное наличие перемещающихся либо стационарных металлических стеллажей. Документация на них размещается в специальных коробках либо связках. При этом, между стеллажами расстояние должно быть не меньше 0,7 метра, а в главном проходе – порядка 1,3 метра. Между стеллажом и стеной расстояние должно составлять не менее 0,5 метра.
Допускается применение как искусственного, так и естественного освещения в помещении, исключая попадание прямых солнечных лучей. Использование ламп накаливания возможно только с применением защитных плафонов.
С целью обеспечения сохранности и исключения утраты важных сведений, на производстве применяется определенный метод систематизации документов для архивного хранения. По окончании установленного срока хранения, осуществляется уничтожение документов и оформляется соответствующий акт о ликвидации. Кроме этого, есть документация постоянного хранения — для нее проводят процедуру фондирования (разделение документов по разным коллекциям и фондам в архивном делопроизводстве).
Итоги
Доступ к архивным документам регулируется действующим законодательством. Ограничения касаются доступа к бумагам, содержащим сведения государственной тайны либо сведений о личной тайне (в данном случае с момента составления документа срок хранения составит 75 лет).
Надо сказать, что архивы призваны безвозмездно предоставлять документы (копии либо архивные справки) юридическим и физическим лицам в указанные в законодательстве сроки. Данные сведения могут понадобиться для соцзащиты, пенсионного фонда, для оформления различных льгот и выплат.
Архивные документы, изъятые как вещественное доказательство в обязательном порядке должны быть возвращены.
Нарушение законодательства об архивном хранении подразумевает ответственность как административного, уголовного и правового характера.
