Архивное делопроизводство – правила хранения документов

В каждой организации документы хранятся определенное время, затем они в обязательном порядке передаются в муниципальный архив либо государственный. Данных процесс, в зависимости от региона страны, может иметь определенные отличия.

Делопроизводство — это деятельность, связанная с процессом документооборота на предприятии, а также оформления официальной документации.

Архивное делопроизводство – род деятельности государственных органов, организаций и отдельных граждан по организации учета, хранения и использования (в случае надобности) архивных документов.

Общие сведения

Делопроизводство и архивное дело содержит в себе много определений для обозначения документов разного рода. Документация подразделяется на:

— изобразительную — содержащую информацию в форме рисунка любого типа,

— фотодокументы – документы, содержащие фото разных предметов культуры и искусства (создаются посредством фотографирования либо иконографии),

— графическую – в них применяются линии, штрихи и световые тени,

— фонодокументы — представляют собой носитель, содержащий информацию со звуковыми сведениями, установленными определенной звуковой системой,

— аудиовизуальную — содержащую как звуки, так и изображения,

— кинодокументы — для их создания применяются способы кинематографии (зачастую, это аудиовизуальный документ либо изобразительный),

— письменные документы — представляющие собой сведения, идентифицированные путем любого вида письма,

— текстовую – документы, отображающие определенные речевые данные путем звукозаписи,

— машинный текст – документы, создаваемые посредством записи в одном из возможных вариантов, благодаря чему осуществляется обработка сведений посредством ЭВМ,

— беловую — документ, созданный путем написания от руки либо с использованием технических средств без ошибок и помарок,

— рукописную — документ, в котором нанесение знаком осуществляется исключительно от руки

— видеограммы – представляют собой информацию, отображенную на экране в виде картинки,

— машинописные документы — документы, выполненные посредством нанесения письменных знаков техническими средствами,

— черновые документы (черновики) — документы, отображающие работу автора с имеющимися ошибками и последующими исправлениями.

Процесс передачи документов в архив регламентируется в соответствии с отечественным законодательством ГОСТ Р 7.0.8-2013. Через 1 год после окончания процесса делопроизводства, вся документация должна быть передана на архивное хранение при строгом соблюдении установленных требований и правил. Подготовку документов по передаче могут осуществлять как сами сотрудники предприятия, так и сторонние структуры.

В ГОСТе 2013 архивного дела и делопроизводства обозначены главные, самые распространенные понятия, применяемые в данной сфере. Данный документ содержит как наиболее общие термины (например, бланк либо опись) так и узконаправленные (имеющие ограничивающий гриф к доступу). Кроме этого, в документе содержится информация, поясняющая процесс организации деятельности по работе с документацией, а также толкование терминов.

Подробности

Подготовка

Рассмотрим процесс подготовки документов к сдаче в архив более детально:

  1. Необходимо убедиться, что все документы, подлежащие передаче в архив оформлены надлежащим образом, и соответствуют установленным требованиям, ГОСТ 2013;
  2. Произвести брошюровку документов;
  3. Нанести нумерацию на все листы;
  4. Оформить заверительный Лист дела;
  5. Проверить реквизиты на обложке;
  6. Разработать и сформировать внутреннюю опись, содержащихся в деле документов.

Если передаются бумаги, которые подлежат хранению меньше 10 лет, то их можно не брошюровать и, соответственно, на них допускается отсутствие нумерации и Листов-заверителей. В данном случае, нужно придерживаться требований определенного архива, потому что в различных учреждениях допускаются отличия в стандартах.

Термины

Закон об архивном деле и делопроизводстве предусматривает основные термины и их значения в этой сфере. Определения и термины в делопроизводстве и архивном деле:

— документирование — формирование информации в определенной форме в соответствии с утвержденными правилами;

— УСД (унифицированная система документации) — это система, в которой сгруппирована информация по управлению в определенной области деятельности;

— правила документирования — список, содержащий набор правил и норм, применяемых в ходе работы с документами;

— УФД (унифицированная форма документа) — разновидности реквизитов, устанавливаемых в определенном порядке на разных носителях данных и применяемых в процессе работы;

— система документации — ряд документов, единых по типу и назначению, а также правилам к их формированию;

— наименование документа — определенная формулировка документа не письме;

— организационно-распорядительный документ – документ, который заключает в себе решение разных задач административного и организационного характера, вопросов в плане регулирования и управления деятельностью производственными цехами и организациями, а также госструктурами и органами власти;

— реквизит — элемент, применяемый в оформлении официальной бумаги (чаще всего состоящий из двух частей: переменной и постоянной);

— формуляр — образец, применяемый при составлении документа, обозначающий область использования, правила оформления и основные реквизиты;

— бланк — сочетание реквизитов, соответствующих автору официальной бумаги;

— табель унифицированных форм — перечень рекомендуемых к применению УФД;

— оформление — заполнение в документе необходимых элементов, установленных правилами делопроизводства;

— служебное поле унифицированной формы – зона УФД, указывается в технических составляющих архивного хранения и применяется для фиксирования специальных изображений.

Стандарты

Это наиболее применимые термины и названия действующего государственного стандарта архивного дела и делопроизводства. При формировании официальных документов используются реквизиты:

Нанести нумерацию на все листы;— подпись — письменное обозначение ответственного лица;

— гриф согласования — означает положительное отношение организации либо отдельного лица, не имеющего отношения к составлению документа;

— дата — фиксирует день создания документа, а также то, когда он был принят либо согласован;

— гриф ограничения — определенный знак, указывающий на то, что информация доступна для ограниченного количества людей;

— заголовок — кратко формулирует суть бумаги;

— гриф утверждения — подтверждает законность сведений, содержащихся в тексте документа;

— виза — выражает отношение (согласие либо возражение) к информации, содержащейся в документе;

— текст — сведения, зафиксированные определенным методом письма либо звукозаписывающим устройством; формирует в себе основную часть речевого содержания документа.

Правила, перечни, инструкция по архивному делопроизводству и другие бумаги нормативно-правового характера предназначены для реализации основного закона. В 2002 году были сформированы требования по работе архивных органов. Надо сказать, что данные правила не были официально зарегистрированы в Министерстве юстиции РФ, поэтому на сегодняшний день, «Основные правила ведомственных архивов» не утратили своей силы. Данные требования применяются в области делопроизводства и архивного дела в связи с тем, что очень важна согласованность в правилах хранения архивных документов, использовании и учете, а также организации процессов в данной сфере деятельности. Большие внимание в требованиях отведено номенклатуре.

Порядок действий следующий:

— проведение экспертизы ценности документации,

— подготовка бумаг в передаче в архив,

— оформление дела,

— определение и отбор документов, планируемых к уничтожению,

— передача дела в архив.

Надо сказать, что эти требования не относятся к документам, работа с которыми не определяется российским законодательством от 1993 года «О государственной тайне». Опираясь на архивное хранение документов и делопроизводство осуществляется контроль за работой с документами, что способствует обеспечению их сохранности. Есть виды документации, имеющие конкретный срок и, даже определенный способ хранения.

Государственные органы и структуры обязаны передавать в Архивные фонды РФ официальные документы, для коммерческих структур предоставляется выбор порядка хранения документации. Все документы имеют разные сроки хранения, которые регламентируются нормативно-правовой базой РФ. Также формируется опись, в которой указывается дата сдачи в архив и время окончания хранения в соответствии с положением закона.

Внутри предприятия хранение документов организуется

в специально отведенных для этого местах: зданиях либо изолированных помещениях, где поддерживается определенная температура и влажность воздуха. Это важное условие при организации хранения архивных документов. Причем, для хранения разных носителей предусматривается определенный режим.

Например, хранение:

— бумажных носителей: при температуре воздуха — не более 20 градусов, при влажности не более 57 %;

— пленки: при температуре воздуха: черно-белые — не более 16 градусов, цветные — не более 6 градусов, при влажности воздуха не более 44 %;

— дисков и магнитных лент — при температуре воздуха не более 19 градусов, при влажности не более 64 %.

Запрещено размещение документов рядом со складами для хранения пищевых продуктов либо химии, а также вблизи столовых и мест общепита. Помимо этого, необходимо наличие специального помещения для приема документов, где будет проходить акклиматизация бумаг. Часто такие помещения используются для краткосрочного хранения разных носителей сведений.

В самом помещении должны быть специальные приспособления: стеллажи, каталожные полки, специализированные коробы, папки. Особо ценную документацию хранят в металлических шкафах с сейфовыми замками. Помимо основных, есть и ряд других требований:

— Безопасность — выражающаяся в обеспечении помещений, предназначенных для хранения архива, устойчивостью к возможности возгорания либо затопления. Обязательно должен быть запасной выход. Между источником тепла (и окон) до места хранения документов должно быть не менее 0,6 метров.

— Обязательным условием является изоляция трубопроводов специальными средствами.

— Электропроводка и электророзетки должны быть скрытыми и герметичными.

— Запрещено использование любых нагревательных приборов, а также других предметов, не имеющих к хранению бумаг никакого отношения.

— Обязательное наличие перемещающихся либо стационарных металлических стеллажей. Документация на них размещается в специальных коробках либо связках. При этом, между стеллажами расстояние должно быть не меньше 0,7 метра, а в главном проходе – порядка 1,3 метра. Между стеллажом и стеной расстояние должно составлять не менее 0,5 метра.

Допускается применение как искусственного, так и естественного освещения в помещении, исключая попадание прямых солнечных лучей. Использование ламп накаливания возможно только с применением защитных плафонов.

С целью обеспечения сохранности и исключения утраты важных сведений, на производстве применяется определенный метод систематизации документов для архивного хранения. По окончании установленного срока хранения, осуществляется уничтожение документов и оформляется соответствующий акт о ликвидации. Кроме этого, есть документация постоянного хранения — для нее проводят процедуру фондирования (разделение документов по разным коллекциям и фондам в архивном делопроизводстве).

Итоги

Доступ к архивным документам регулируется действующим законодательством. Ограничения касаются доступа к бумагам, содержащим сведения государственной тайны либо сведений о личной тайне (в данном случае с момента составления документа срок хранения составит 75 лет).

Надо сказать, что архивы призваны безвозмездно предоставлять документы (копии либо архивные справки) юридическим и физическим лицам в указанные в законодательстве сроки. Данные сведения могут понадобиться для соцзащиты, пенсионного фонда, для оформления различных льгот и выплат.

Архивные документы, изъятые как вещественное доказательство в обязательном порядке должны быть возвращены.

Нарушение законодательства об архивном хранении подразумевает ответственность как административного, уголовного и правового характера.

Виталий Белов/ автор статьи
Меня зову Виталий Белов и я автор этого сайта, мне 40 лет и я профессионально занимаюсь бизнесом более 15 лет. На моем счету много направлений, в которых я смог попробовать себя. В самом начале пути я открыл свое ИП по ремонту компьютерной техники, а после и свой магазин по продаже ноутбуков, ПК и комплектующих, сейчас это инвестиции в стартапы. Запустил сайт и делюсь опытом с читателями, если вам было полезно или есть опыт, жду ваших комментариев! Желаю вам прибыльного бизнеса!
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Все о бизнесе и сервисах для предпринимателей
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: