Любая организация в процессе своей деятельности постоянно подготавливает большое количество различных документов. Эти бумаги могут иметь отношение к сотрудникам, режиму налогообложения, главным контрагентам.
Для того, чтобы любой работник мог быстро отыскать необходимый ему документ, необходимо грамотно и структурировано хранить всю документацию. Какие-то из документов должны храниться в компании в течение 75 лет, а именно те, которые содержат данные о сотрудниках.
По причине большого количества имеющихся документов, лучше всего создать собственный архив. Однако в мелких компаниях все документы хранятся в отдельном шкафу. Прочитав эту статью, вы узнаете правила архивирования документов в организации.
Содержание статьи:
Правила
Законодательством определено, что архивирование является обязательным для любого предприятия, фирмы, компании. На маленьких фирмах все необходимые действия выполняет секретарь, а вот в крупных организациях для этих целей нанимается отдельный сотрудник, который занимается конкретно архивированием.
Работник, занимающийся этим, должен обладать знаниями законов относительно архивирования кадровых документов и сроках хранения различных бумаг. Для этих целей формируются отдельные дела для разных бумаг. Документы, касающиеся личного состава компании, должны храниться не менее 50 лет (созданные после 2003 года) и в течение 75 лет (созданные до 2003 года). Требования в 2015, 2019 и других годах не изменялись.
Правила формирования архива
Архив на крупных предприятиях должен находится в отдельном помещении, так как там будет храниться огромное количество документов. Архив является отдельным структурным подразделением и во время его формирования руководство издает специальное Положение, которое является локальным нормативным актом компании.
СПРАВКА! Это Положение включает в себя главные правила архивирования бумаг на предприятии, а также определяется ответственность должностных лиц за ведение этого процесса и за различные нарушения.
Процедура архивирования документов
При архивирования документов на любом предприятии должна соблюдаться определенные правила, назначенные ответственным сотрудником, а именно:
- Передача документов в архив происходит строго по описи.
- В случае подшива документов в белого определенного сотрудника, необходимо выполнять требования методических указаний. Это нужно, чтобы в случае необходимости этот документ можно было легко найти.
- Документы в архив должны передаваться каждым отделом в установленные законодательством сроки.
- В случае нарушения графика сдачи документов в архив, должностное лицо должно сообщить об этом руководству компании.
От того, несколько правильно будет выполняться весь процесс, зависит грамотность формирования архива.
Цель архивирования
Процесс архивирования необходим для оптимизации имеющейся документации и для ее грамотного хранения. Если на предприятии имеется хорошо структурированный архив, то любой сотрудник компании может без труда отыскать разные документы, которые имеют отношение к персоналу, контрагентам или приказам.
На сегодняшний день фирмы все чаще переходят на электронный документооборот и все документы хранятся в компьютере. Тогда должна быть сформирована электронная версия архива.
ВАЖНО! Электронное хранение документов может выступать исключительно дополнением к стандартному архиву, так как только бумажные документы обладают юридической силой.
Подробности
Требования к архивированию документов
Нюансы оформления документов в архив является одинаковыми для всех фирм, однако каждая компания может вносить туда собственные корректировки. Обычно процедура архивирования состоит из следующих этапов:
Сначала обозначаются особенности бумаг, предназначенных для передачи в архив.- Если это необходимо, то проводятся дополнительные действия, к которым относятся сшивание бумаг или внесение различных дополнений.
- Документы корректируются, если это необходимо, чтобы в дальнейшем необходимые бумаги можно было легко найти.
- Уничтожение ненужных документов происходит законным способом, потому что они не несут для работы предприятия никакой ценности.
- Документы систематизируются и сшиваются на основании своего типа.
- Разделение документов происходит по типу кадровых, бухгалтерских или управленческих.
- В случае невозможности отнесения бумаг к вышеуказанным типам, их объединяют и вносят в отдельное дело.
- Каждый сшив должен быть скреплен печатью предприятия и подписью уполномоченного сотрудника.
- Для каждого дела составляется опись, которая содержит сведения о том, какие конкретно бумаги находятся в папке.
- Формируются каталоги дел, разделенные по типам.
- Все дела, которые были правильно подготовлены, передаются в архив для хранения.
Архив обычно является отдельным помещением, в котором находится большое количество удобных и вместительных стеллажей.
СПРАВКА! Архивирование осуществляется на предприятии специально уполномоченным для этого лицом. В случае каких-либо нарушений или потери документации, именно этот работник будет нести за это ответственность.
Нюансы составления номенклатуры
При наличии на предприятии большого количества документов, то при их архивирования должна обязательно составляться номенклатура дел. В дальнейшем с ее помощью можно будет легко отыскать необходимое дело среди большого количества папок.
При формировании номенклатуры дел должны указываться такие сведения, как:
- Индекс определенного дела, который присваивается условным номером. Первая часть этого номера является кодом отдела, из которого получены бумаги.
- Название дела.
- Количество документов в папке.
- Срок хранения данных бумаг согласно требованиям закона об архивировании документов.
- Различные примечания, оставляемые ответственным лицом. К примеру, тут можно указать, что этого дела есть ещё и электронная версия.
СПРАВКА! Если фирма маленькая, передающая в архив небольшое количество документов, то номенклатура дел может не формироваться.
Правила создания «Положения об архиве»
В больших фирмах архив представляет собой отдельное помещение, в котором довольно долго хранится большое количество дел и бумаг. В таких компаниях есть сотрудник, который занимается исключительно архивирование документов. Для того, чтобы четко регламентировать работу этого сотрудника, руководство обычно издает и закрепляет специальное «Положение об архиве». Там содержится следующая информация:
— описание конкретных работ, которые должны выполняться ответственным лицом;
— правила передачи бумаг из разных отделов в архив;
— правила оформления номенклатуры и описи дел;
— правила подготовки бумаг перед переносом их в архив;
— указание о том, что определенный сотрудник должен проводить сверку состава бумаг и их оформлением.
При определении сотрудником архива каких-либо нарушений в документации, он отправляет их на доработку тому, от кого они поступили. При отсутствии в документах ошибок и недочётов, они принимаются к сшиву. При возникновении сложностей с чтением документов, делается их копия.
Требования к архиву
Существуют основные требования к правильности архивирования документов, которые должны соблюдаться на каждом предприятии. Делопроизводство должно производится согласно законодательству. Крупные предприятия должны иметь отдельное помещение под архив, которое защищено от посторонних лиц и работников компании.
При создании этого подразделения, должны приниматься к сведению следующие требования:
— изоляция помещения от других офисов и отделов;
— установка в этом помещении пожарной и охранной сигнализации;
— по размеру помещение должно соответствовать тому, какое количество бумаг будет ежегодно поступать в архив для хранения;
— в помещении архива устанавливаются длинные стеллажи, которые лучше всего делать их металла;
— расстояние между стеллажами должно составлять не менее 75 см;
— в длину стеллажи могут быть разными — это зависит от высоты потолков;
— помимо стеллажей, в архиве ставят сейфы для хранения в них наиболее важных и ценных бумаг.
СПРАВКА! Площадь помещения под архив может быть абсолютно разной для разных компаний.
Правильная подготовка дел
Передача бумаг в архив происходит только после их правильной предварительной подготовки. По этой причине перед отправкой документации в архив, нужно сделать следующее:
— для начала ответственный сотрудник должен убедиться в том, что передаваемая в архив документация точно не пригодится для ведения текущей документации;
— документ и само дело описывается;
— проведение экспертизы, с помощью которой можно доказать, что их действительно нужно хранить в архиве предприятия в течение конкретного срока;
— если это необходимо, то бумаги подшиваются, корректируются или копируются. Только после этого они подлежат передаче в архив.
СПРАВКА! Приказы относительно наемных сотрудников имеют разные сроки хранения и должны определяться в разные дела, потому что при их смешивании может произойти путаница во время уничтожения каких-то документов.
Работа с запросами
В каждой компании за архивирование документов отвечает специально назначенный для этого сотрудник, который получает за свою работу деньги. Если у руководства или сотрудников появляется необходимость в получении какого-то документа из архива, то они должны отправить назначенному лицу запрос.
Данные из архива выдаются в форме архивной справки, выписки или копии. Справка представляет собой документ, содержащий информацию из архива по запрашиваемому предмету.
Архивная копия представляет собой воспроизведение рисунка или текста с какого-то документа, который хранится в архиве. Также на нем приводятся данные поиска.
Выписка представляет собой воспроизведение только некоторой части документации. Для этого работник, формирующий запрос, указывает, по какому конкретно вопросу нужно получить данные.
Заключение
Большое количество документов, образующихся в процессе деятельности каждого предприятия, должны хранится довольно долгое время. Для того, чтобы обеспечить документам оптимальные условия хранения, должен быть создан архив в виде отдельного структурного подразделения. Также должно быть назначено ответственное лицо, которое будет заниматься приемом документов в архив. Кроме того, этот сотрудник дает ответы на запросы руководства и других сотрудников.
Во время архивирования документов необходимо соблюдать некоторые требования и правила, с помощью которых можно грамотно структурировать документы и обеспечивать им оптимальные условия для хранения.
