Конец 20-го века характеризуется развитием информационных технологий. В связи с этим возникла необходимость унификации имеющейся на бумаге информации. Для этого был установлен определенный порядок документирования.
В России в 70-х годах была организована единая государственная система делопроизводства (ЕГСД) с целью установления порядка ведения документов в управленческой деятельности в рамках государства.
Стандартизация документов — это итог проведения преобразований документооборота определенной системы, которая соответствует конкретным стандартам.
Содержание статьи:
Общие сведения
В управленческой работе необходимо стремиться к уменьшению переписки и сведению к минимуму дублирования данных. Стандартизация предполагает для схожих по назначению протоколов формирование типовых бланков – это способствует эффективному использованию бумаги при распечатывании документов.
В соответствии с ФЗ № 184 «О техническом урегулировании» стандартизация документов есть целостная деятельность, которая направлена на формирование определенных правил для их добровольного применения, целью которого является упорядочение информации в области производства и оборота продукции, а также рост конкурентоспособности предоставляемых услуг.
Стандартизация и унификация – это главные направления в сфере совершенствования процесса документооборота, ведущие к снижению издержек на управленческую документацию. Стандартизация представляет собой процесс применения стандартов, представляющих собой образец или эталон, используемый для сопоставления с ним определенных похожих объектов.
Стандарт используется в качестве нормативного документа, который устанавливает требования и нормы к предмету стандартизации. В России деятельность по стандартизации находится под контролем комитета Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации. Применение стандартов в работе с документами способствует повышению качества производимых изделий либо документов.
Стандартизация – процесс трудоемкий, в него входят несколько составляющих, в том числе типизация и унификация (они также могут проводиться как отдельные виды работ).
Подробности
Методы
Типизация применяется для создания типовых текстов и форм документов, представляющих собой образцы (эталоны), основываясь на которые, создаются конкретные документы. Типовая форма представляет собой форму документа, используемую для сбора и представления различных данных; она утверждается компетентными органами государственной власти. Типовой текст – это образец содержания, на основе которого может быть сформирован в дальнейшем похожий текст.
Требования стандарта в границах распределения носят обязательный характер. Поэтому унификация проводится как первоначальный этап стандартизации, хотя ее можно считать и самостоятельным видом деятельности. Унификация — это сокращение числа компонентов в объектах, которые входят в какую-либо систему или комплекс.
Существуют следующие методы обработки текстов:
— трафарет,
— анкета,
— таблица.
Разработка распространенных форм документов заключает в себе несколько этапов:
— создается объект унификации,
— проводится анализ документации с обобщением результатов,
— создается эталонный образец,
— создается документация дела.
Главные методы унификации бланков являются разработкой образца построения документов (утверждение размера и размещения базовых реквизитов), созданием единого эталона формуляра для совокупности всех документов управления, принятых в организации. Образец-формуляр представляет собой схему, выполненную на стандартном листе бумаги, с размещением всех реквизитов документов.
Способы
Среди способов формальной унификации документации можно отметить унификацию:
— структур документов,
— разработку единых правил синтаксиса в формировании документов,
— способов контроля информации, содержащейся в документах,
— видов носителей и форматов документов.
Все формируемые в отделе документы, независимо от их повторяемости подвергаются унификации. Для разработки унифицированных форм используются документы, находящиеся на хранении в архиве управления и карты документов, полученные в процессе подготовки табеля унифицированных форм документов.
Итоги
Для предприятия применение документов по стандартизации дает возможность уменьшить затраты на составление, оформление, обработку и передачу документов, тем самым ускоряя документооборот в компании. Наличие единого общепринятого шаблона в документах приводит к положительной динамике в деятельности предприятий. В настоящее время, процесс стандартизации внедряется в деятельность национальных и международных организаций.
Проще говоря, стандартизация – это утвержденный свод правил, предъявляемый к документам для их упорядочения. Благодаря ей различные документы формируются по общим правилам, что облегчает их восприятие получателем.
