Как написать деловое письмо

Люди ежедневно занимаются написанием большого количества деловых писем. Казалось бы, что нет ничего проще, но на деле оказывается, что с этим часто возникают сложности, не все знают, как это правильно делается.

Есть довольно много правил и норм написания деловых писем, которые необходимо знать. Прочитав эту статью, вы узнаете, как происходит процесс создания этих бумаг и приводятся образцы делового письма.

Как написать деловое письмо, вы будете знать после прочтения этой статьи.

Общие сведения

Бланк

Подготовленные бланки придают компании солидности и указывают на ее надёжность. В них содержится необходимая информация и компании, такая как:

— наименование;

— адрес;

— телефоны;

— название сайта;

— логотип;

— адрес электронной почты;

— другие контактные данные, которые вы считаете необходимым.

СПРАВКА! Определенных правил по составлению бланков нет. Поэтому предприятие само может решить, какая информация будет на них представлена.

Правильное написание деловых писем

Подготовка

Написание и оформление деловых писем происходит определенным образом и должно подчиняться некоторым требованиям и правилам. Автор письма должен тщательно продумать его содержание, чтобы добиться того результата, на который он рассчитывает.

СПРАВКА! Автор должен знать, какой информацией уже обладает адресат по теме письма, чтобы знать, из чего исходить и что нового в нем написать. В зависимости от цели автора, могут отличаться аргументы. Весь процесс создания письма подразделяется на следующие этапы:

  1. Изучение вопроса.
  2. Создание проекта письма.
  3. Согласование письма.
  4. Подписание.
  5. Регистрация.
  6. Отправление адресату.

Структура делового письма

Составляя письмо, нужно насытить его информацией, то есть предоставить в нем всё необходимые данные. Письма могут быть простыми или сложными. Простое письмо содержит обычно информацию, изложенную коротко и ясно, такие письма чаще всего не требуют ответа. Сложное письмо состоит из нескольких пунктов, разделов и абзацев. Каждый из абзацев содержит один аспект информации. Образцы деловых писем сложного вида чаще всего состоят из трёх частей:

  1. Во вступительной части содержится основание и прилагается ссылка на соответствующие документы, а также факты и цели письма. Здесь указываются наименование, дата, номер, автор и заголовок.
  2. Основная часть содержит описание события, ситуации, приводится их анализ и доказательства. Здесь идёт убеждение в том, что необходимо поступить так или иначе, доказать, как обстояло дело и проинформировать о необходимости участия/посещения какого-либо мероприятия. При этом могут приводится какие угодно аргументы.
  3. Заключительная часть содержит выводы, сделанные в виде предложений, напоминаний, просьб, отказов и прочее.

ВАЖНО! Все представленные в письме сведения должны быть последовательно изложены и максимально понятны для восприятия.

Любое письмо должно начинаться с обращения к адресату, которое выровнено по центру. Этот нюанс является очень важным. При его написании автор должен учитывать следующие факторы:

— официальность;

— позицию адресата;

— этикет;

— характер отношений.

Письмо должно заканчиваться вежливой формой, к примеру, «С надеждой на дальнейшее сотрудничество…» Далее нужно поставить подпись автора.

Стиль

Письма делового характера должны быть написаны в официальном стиле. Формирование особенностей такого языка происходит при следующих обстоятельствах:

  1. Главные участники деловых отношений — юридические лица. Письма пишутся от имени руководителей или других должностных лиц организации.
  2. Если отношения в компании имеют жёсткий характер, общение происходит по регламенту.
  3. Если деятельность организации является предметом общения.
  4. Управленческие документы чаще всего имеют конкретного адресата.
  5. Обычно во время работы предприятия возникают одни и те же ситуации.

Информация, представленная в деловом письме, должна быть изложена следующим образом:

— быть безличностной, официальной;

— предназначена для конкретного адресата;

— актуальной;

— правдивой и беспристрастной;

— приведены аргументы для того, чтобы побудить получателя совершить какие-либо действия;

— полной, чтобы адресат имел возможность принять решение.

Подробности

Правила написания делового письма образец

Все деловые письма должны подходить под некоторые требования, такие как:

  1. Стандартизированная речь на лексическом, синтаксическом, морфологическом уровнях. Она содержит большое количество терминов, оборотов и формул.
  2. Тон написания должен быть нейтральный, строгий и сдержанный. Не стоит употреблять эмоциональные и экспрессивные языковые выражения.
  3. Текст делового письма может быть написан точно и ясно. В нем не должно быть логических ошибок, все формулировки должны быть четкими и продуманными.
  4. Письмо должно быть кратким и лаконичным. В нем не должно быть выражений, которые несут дополнительный смысл.
  5. Применение языковых формул, которые были сформированы в результате повторяющихся ситуаций.
  6. Применение терминов (слов или сочетаний слов, которые обозначают специальные понятия).
  7. Применение в тексте сокращений, которые бывают графическими (ж-д, гр-н и другое) и лексическими (ГОСТ, ООО и прочее).
  8. Использование конструкций в творительном и родительном падежах.
  9. Использование словосочетаний с отглагольными существительными (например, вместо «поддержать» — «оказать поддержку»).
  10. Применение распространенных, простых предложений.

Виды деловых писем

Лучшим вариантом является написание письма по одной конкретной теме. Если нужно решить сразу несколько вопросов, то лучше составить несколько различных вариантов.

Деловые письма могут быть следующих видов:

  1. Сопроводительные

Эти письма чаще всего пишутся для того, чтобы сообщить о том, куда нужно направить документы.

  1. Гарантийные

Письма этого типа пишутся, чтобы подтвердить разного рода условия или обещания. К примеру, может гарантироваться оплата за аренду, работу, сроки поставки и так далее.

  1. Благодарственные

Письма этого типа пишутся, чтобы подтвердить разного рода условия или обещанияВ последнее время стали часто использоваться. Они демонстрируют хороший тон отношений между партнёрами. Их оформление возможно на обыкновенном бланке или на цветной бумаге с красивым принтом.

  1. Информационное
  2. Инструктивное
  3. Поздравительное
  4. Рекламное

Кроме того, письма могут быть следующего содержания:

  1. Предложение о сотрудничестве

В последнее время этот тип писем очень распространен, из посылают организациям и они носят рекламный характер. Пишутся коммерческие письма достаточно сложно, при этом должно учитываться большое количество нюансов, ведь на такое письмо должны обратить внимание и заинтересоваться.

  1. Приглашения

Письма этого вида посылаются с предложениями поучаствовать в различных мероприятиях. Чаще всего адресатом этих писем является руководитель предприятия или должностное лицо, но вполне могут быть адресованы и целому коллективу.

  1. Запросы
  2. Извещения
  3. Просьбы и другие.

Написание ответа на деловое письмо

Ответ на деловое письмо образец должен начинаться с повтора просьбы, озвученной в первом письме. После этого обозначаются результаты ее рассмотрения и затем следует одобрение или отказ с предоставлением мотива.

СПРАВКА! Ответ на деловое письмо может содержать альтернативу решения ожидаемой информации.

Чаще всего оно содержит:

— ссылку на первое письмо и суть его содержания;

— схожие языковые средства;

— одинаковые объемы и аспекты данных;

— соблюдение последовательности.

Правила оформления деловых писем образец

Кроме применения фирменных бланков для деловых писем, нужно принимать во внимание и другие тонкости их оформления. К ним относятся реквизиты, правила написания адреса, сокращений, заголовка, длины текста, ширины полей и другие.

Образцы деловых писем способствуют правильному написанию этих писем с учётом всех нюансов и тонкостей. Они используются всеми — как начинающими делопроизводителями, так и работниками с опытом. Новички, используя образцы, могут научиться правильно составлять деловые письма и с помощью этого сэкономить много времени для других дел.

Виталий Белов/ автор статьи
Меня зову Виталий Белов и я автор этого сайта, мне 40 лет и я профессионально занимаюсь бизнесом более 15 лет. На моем счету много направлений, в которых я смог попробовать себя. В самом начале пути я открыл свое ИП по ремонту компьютерной техники, а после и свой магазин по продаже ноутбуков, ПК и комплектующих, сейчас это инвестиции в стартапы. Запустил сайт и делюсь опытом с читателями, если вам было полезно или есть опыт, жду ваших комментариев! Желаю вам прибыльного бизнеса!
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Все о бизнесе и сервисах для предпринимателей
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: