В организации перевозок разных грузов важнейшим процессом является оформление и составление определенной документации. Основными типами отгрузочных бумаг являются финансовые, транспортные и разрешительные документы.
Когда между компаниями заключаются договора о поставке товаров, то после их изготовления необходимо произвести доставку заказчику. Исходя из этого, кроме договора, а также акта приема-передачи необходимо оформление сопутствующей документации. Например, грамотно оформить отгрузку.
В соответствии с ГК РФ (статья 506), поставщик (продавец) должен отгрузить товар заказчику (покупателю) либо другому лицу.
Содержание статьи:
Общие сведения
Другим лицом является тот, кого стороны обозначили в заключенном договоре как получателя. Таким образом, отгрузка – это процесс, предусматривающий передачу произведенной продукции напрямую заказчику (покупателю) либо перевозчику. Это и есть грань, когда право собственности переходит от одного участника процесса — продавца к покупателю. Это действие прописано в статье 223 ГК РФ, но там есть оговорка, в которой сказано, что обе стороны могут договариваться, когда конкретно будет произведен этот переход. К примеру, передача товара произойдет в каком-либо пункте, откуда заказчик сам доставит полученный товар в пункт хранения, используя свой транспорт.
Либо же, перевозчик сам доставит товар до места хранения (склад) и только после этого покупатель станет собственником. Данный пункт передачи права собственности очень важен, и он должен быть оговорен в договоре. Ведь в процессе перевозки товар находится в зоне риска: он может быть поврежден либо утерян, могут быть испорчены какие-то отдельные детали, потерян товарный вид. Необходимо определиться заранее, кто будет отвечать (платить) за возможные риски. Поэтому и важно грамотно оформить отгрузочную документацию. Ведь только при наличии соответствующего документа можно доказать в суде свою правоту. А это подразумевает возмещение убытков, произошедших из-за возникших неблагоприятных обстоятельств.
Подробности
Договор
Первым документом, оформленным между продавцом и контрагентом, считается договор поставки либо договор сбыта продукции. Договор поставки предусматривает оформление в случае, если продавец сам занимается производством товара, а второй, если он занимается его перепродажей. Сама поставка продукции является видом купли-продажи.
В этих двух вариантах есть некоторые отличия. Для того, чтобы правильно составить соглашение нужно подробно описать товар, без этого договор нельзя считать заключенным. Эти сведения непременно понадобятся при оформлении отгрузочных документов, например, заполнении накладной на отгрузку продукции.
Описание товара предусматривает указание его наименования, оно должно соответствовать:
— ГОСТам и техническим условиям,
— техническому паспорту,
— сертификату качества,
— общероссийскому классификатору товаров,
— каталогам поставщика.
Также обязательным пунктом является указание количества продукции. Оно может определяться как в денежном эквиваленте, так и в единицах измерения. Количество товара должно быть согласовано по каждому наименованию. Если этот пункт в договоре отсутствует, это не значит, что договор недействителен, однако, этот момент может быть важен впоследствии, если возникнут споры и нужно будет доказывать свою правоту в арбитражном суде. Суд может признать данный договор незаключенным.
В договоре должно быть учтено следующее:
— ассортимент товара и его комплектация,
— срок поставки товара,
— стоимость.
Если речь идет о договоре поставки, то к нему должна прилагаться спецификация, где будет прописано наименование каждого товара, количественное выражение и другие параметры.
Для того, чтобы поставляемый товар был доставлен в целости и сохранности необходимо:
— соблюдать требования в отношении упаковочного материала, маркировке товара и опломбировке;
— точно определить число наименований товара (ящиков, мешков, коробок, а также его вес);
— передать товар в соответствии с требованиями в отношении качества и комплектации;
— точно и верно оформить документацию, подтверждающую качество и количество товара, отгрузочную документацию, расчетные бумаги, проверить соответствие сведений, прописанных в документах — реальным;
— в соответствии с оговоренными условиями, представить документы стороне, принимающей товар;
— выполнить требования погрузки и крепления, применяемые на транспорте.
В случае отгрузки товара на основании договора поставки (если он произведен самим продавцом), первым документом будет акт приема-передачи (если товар принимается со склада производителя). В нем отражаются сведения о качестве продукции и её количестве, в соответствии с данными, указанными в договоре. Акт подписывают лица от обеих сторон, которых назначили приказам. Следующим важным документом является упаковочный лист с описанием упаковки продукции. В нем записан перечень товаров с каталожным номером, а также точный вес (брутто и нетто) и номер места. Этот документ делается в трех экземплярах, два из них находятся в коробке вместе с продукцией, а третий, является приложением к сопроводительным документам.
Другие документы
Кроме этого, оформляются документы:
— накладная (форма № ТОРГ-12) на получение продукции,
— счет-фактура либо передаточный документ,
— товарно-транспортная накладная по форме №1-Т,
— документ, подтверждающий качество и количество товара (техпаспорт либо сертификат),
— чек о произведенной оплате продукции.
Оформляя отгрузку, бухгалтерия руководствуется утвержденными Росстатом документами, однако, бывают исключения из правил. Если на предприятии разработаны свои формы, содержащие реквизиты в соответствии с положениями закона о бухгалтерском учете, то их использование вполне допускается.
Оплата товара осуществляться в соответствии с законодательством, то есть с использованием кассового аппарата.
В договоре поставки должны быть отражены условия перевозки. Нанимать транспорт и осуществлять перевозку может любая сторона: как продавец, так и заказчик. Продавец заключает договор с компанией-перевозчиком, которая оформляет товарно-транспортную накладную и доверенность на водителя транспортного средства либо экспедитора на получение товара.
Отгрузка в базах данных. Видео
Отгрузка готовой продукции, согласно заключенного договора, в соответствии с комплектностью, качеством и количеством – ответственный процесс, требующий точного исполнения. Небрежность в данном вопросе может привести к порче товара, повреждениям либо снижению качества. Чтобы избежать впоследствии споров и арбитражных исков, которые получатели могут предъявлять к поставщикам, организация отгрузки должна быть грамотно и тщательно разработана и проведена.
