ККМ — контрольно-кассовая машина, именуемая в документации как контрольно-кассовая техника. Предназначена для фиксации на бумажном носителе операции замены услуги и продукции на полученные денежные средства.
В деятельности любой торговой точки она незаменима. Кроме того, ее используют органы контроля для проверки деятельности предпринимателей.
Для этого составляются отчетные документы для проведения анализа работы торговой точки соответствующими инстанциями.
Содержание статьи:
Общие сведения
Модели ККМ
Существует различные модели ККМ, применяемые в разных условиях эксплуатации:
— автономные (работающие самостоятельно), имеющие множество кнопок, предназначенных для управления аппаратом;
— фискальные (могут работать только с компьютерной техникой), имеющие не больше пяти кнопок.
Чтобы использовать ККМ в работе нужно понимать, как функционирует каждая из систем, входящих в состав аппарата: питающее устройство, управление, память, печатающий блок, блок ЭКЛЗ и клавиатура. Деятельность с кассой подразумевает строгое соблюдение инструкций оператора и предоставление данных при проверках налоговой инспекции.
Для осуществления работы на ККМ нужно усвоить последовательность выполнения операций, применяя следующий алгоритм действий:
— покупатель производит оплату либо наличными, либо банковской картой;
— оператор (кассир) вносит информацию в ККМ, используя при этом определенные клавиши или сканирует штрих-код;
— кассовый аппарат печатает чек, который кассир передает покупателю;
— сведения о произведенной операции сохраняются в электронном чеке (на фискальном накопителе);
— если предприятие использует онлайн-кассу, то один раз в сутки обобщенные данные поступают в налоговый орган. Такая аппаратура функционирует исключительно при наличии доступа к интернету. Весь процесс занимает минимум времени (несколько секунд), потому что система действует автоматизировано.
Подробности
Правила работы
Перед началом работы, необходимо провести подготовку ККМ к запуску. Данный процесс подробно описан в инструкциях и нормативных документах. Прежде всего, в начале рабочего дня, нужно сделать запись в специальном журнале, который находится у администратора магазина. Надо сказать, что записи производятся ежедневно, соблюдая хронологию, исключая помарки. Они должны строго соответствовать показаниям кассового аппарата и документам.
Итак, сделав запись в книге, кассир получает ключи от аппарата и ящика, где находятся наличные средства, выданные для размена. Удалив крышку с печатающего устройства машины (либо подняв кожух аппарата), кассир проверяет устройство на наличие посторонних предметов и пыли, затем подключает его к электросети и выбирает режим работы, установив переключатель. Если отсутствует лента в аппарате, нужно ее установить.
Начало
Начиная работу, прежде всего, нужно:
— убедиться, что аппарат обнулен;
— проверить соответствие даты и времени (при надобности отрегулировать);
— протестировать качество печати чека;
— в конце смены обнулить устройство и сдать дневную выручку.
Используя кассовое устройство кассиру нужно каждый раз вводить пароль.
В процессе работы
…, кассир обязан все полученные деньги провести через ККМ (и наличные, и принятые с банковских карт). Кроме того, он обязан каждому покупателю выдать чек, который является подтверждением совершенной покупки. Полученные денежные средства помещают в ящик ККМ. Надо отметить, что хранение другой наличности, не проведенной через аппарат запрещено, кроме денег, полученных кассиром перед началом смены и записанных в книгу.
Во время работы кассир должен следить за тем, чтобы в аппарате была лента, не допускать к ККМ посторонних людей, при необходимости отлучиться – поставить в известность ответственное лицо либо директора. Уходя ключи нужно брать с собой. Нельзя менять параметры ККМ.
По окончании рабочей смены
…, ответственное лицо в присутствии кассира снимает показания кассового аппарата, берет распечатку, затем вынимает контрольную ленту и подписывает ее. На ленте нужно зафиксировать номер ККМ и показания аппарата, а также полученную выручку и время.
После окончания рабочей смены, кассир готовит выручку и платежную документацию, составляет Z-отчетность на кассовый аппарат, затем сдает выручку и делает запись в журнале. Хранить эту документацию нужно в течение года с момента получения.
Вносить исправления в журнал нужно в следующем порядке: зачеркнуть неверную запись, внести правильные данные, затем заверить исправление подписью ответственного должностного лица либо ИП. Можно вести журнал в электронном виде, при этом строго соблюдать порядок заполнения в соответствии с установленными правилами.
При расчете за товар
…, кассир определяет итоговую сумму покупок. Это можно осуществить, либо используя калькулятор, либо индикатор кассы. В случае, если покупатель расплачивается наличными, то кассир, получив денежные средства, откладывает их в сторону (в поле зрения покупателя), аппарат сам считает размер сдачи после ввода оператором полученной суммы, распечатывает кассовый чек.
Кассир отдает чек покупателю вместе со сдачей. При расчете банковской картой, кассир вводит ее в специальный разъем кассового аппарата, затем покупатель сам вводит пин-код. Поскольку аппарат подключен к терминалу банка, оператору по каналу связи сообщается номер карты и наличие необходимых денежных средств на карте. После подтверждения, необходимая сумма считывается со счета. ККМ печатает чек и, оператор отдает его покупателю вместе с карточкой.
Итоги
В соответствии с российским законодательством (Закон «О применении ККТ») предприятия и ИП обязаны производить расчеты используя кассовые устройства. ККТ должна пройти регистрацию в налоговом органе (для физических лиц – по месту прописки, для организаций – по юридическому адресу).
Для работы на ККТ необходимо получить допуск. Для этого нужно иметь опыт эксплуатации кассового устройства (уметь заменить ленту, сформировать чек, в конце рабочей смены обнулить аппарат) и заключить договор материальной ответственности. Приобрести эти навыки можно в Центре обслуживания ККТ. В случае, если за кассой будет работать сам предприниматель, заключение договора не предусматривается.
Выбрать кассовое устройство и установить его можно самостоятельно, однако, ремонт этой аппаратуры должен производится в организациях, имеющих на эту деятельность разрешение от соответствующих государственных органов.
